HR In the Know 2/2024

Do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pod numerem UC1 został wpisany projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa („Projekt”) wdrażającej dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii („Dyrektywa”), zwanej też potocznie dyrektywą o sygnalistach. 

Projekt jest datowany na 8 stycznia 2024 r. i jest to kolejna (już dziesiąta) opublikowana wersja projektowanych przepisów implementujących Dyrektywę do polskiego systemu prawnego. Tym razem jednak, jak wynika z wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów, Projekt traktowany jest jako pilny. Jest to spowodowane upływem terminu wdrożenia Dyrektywy, który minął 17 grudnia 2021 r. i toczącym się przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej postępowaniem w tej sprawie przeciwko Polsce. Planowany termin przyjęcia Projektu przez Radę Ministrów to I kwartał 2024 r. W chwili obecnej nie można jednoznacznie stwierdzić, kiedy dokładnie nowe przepisy zaczną obowiązywać, wygląda jednak na to, że intencją jest jak najszybsze ich uchwalenie. W niniejszym artykule przedstawiamy charakterystykę najważniejszych rozwiązań przyjętych w Projekcie w oparciu o jego aktualną wersję. 

Kogo będą dotyczyć nowe przepisy?

Nowe przepisy będą miały zastosowanie do wszystkich podmiotów prawnych (zdefiniowanych w Projekcie bardzo szeroko) funkcjonujących na rynku z wyjątkiem obowiązku ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych („Procedura”), który będzie co do zasady dotyczył jedynie podmiotów, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób (z pewnymi wyjątkami omówionymi poniżej).

Terminy – czyli co można (i trzeba) zrobić już dziś?

Zgodnie z obecnym brzmieniem Projektu, termin na wejście w życie ustawy (po jej uchwaleniu) przypadnie po upływie jednego miesiąca od dnia jej ogłoszenia. Następnie podmioty prawne zobowiązane do ustalenia Procedury będą miały na to kolejny miesiąc. Termin ten wydaje się niezwykle krótki biorąc pod uwagę liczbę czynności, które trzeba będzie podjąć, w tym przygotować projekt Procedury decydując o jej brzmieniu i przyjętych rozwiązaniach, zorganizować i przeprowadzić wybory przedstawicieli osób świadczących pracę na rzecz danego podmiotu prawnego (w braku związków zawodowych) oraz przeprowadzić konsultacje. Obowiązki te będą dotyczyły również tych podmiotów, które odpowiednie regulacje wewnętrzne wprowadziły jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów. W związku z powyższym rekomendujemy przygotowanie się do konieczności ustalenia Procedury z wyprzedzeniem. Zwracamy jednak uwagę, że przed wejściem w życie ustawy możliwe będzie podejmowanie jedynie działań przygotowawczych, takich jak np. przygotowanie projektów regulaminu wyborów przedstawicieli oraz samej Procedury. Niemniej jednak powinno to ułatwić dotrzymanie ustawowego terminu (o ile nie zostanie on wydłużony w ostatecznie uchwalonej ustawie). 

Kto będzie podlegał ochronie?

Główne założenia Projektu nie zmieniły się istotnie w stosunku do poprzednio opublikowanych projektów przepisów implementujących Dyrektywę w Polsce. Ochrona będzie zatem przysługiwała wszelkim osobom fizycznym, które zgłoszą lub ujawnią publicznie, pisemnie lub ustnie, informację o naruszeniu prawa (w tym również uzasadnione podejrzenie lub informację o potencjalnym naruszeniu prawa) uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Przykładowo wymieniono nie tylko pracowników, ale również m.in. osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej czy też osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej. Jest to jednak katalog otwarty co oznacza, że ochronie będą podlegały wszelkie osoby fizyczne spełniające warunki wskazane powyżej, niekoniecznie wskazane wprost, również te dokonujące zgłoszenia lub ujawnienia publicznego przed nawiązaniem stosunku prawnego z danym podmiotem prawnym lub gdy taki stosunek już ustał. 

Warunkiem przyznania ochrony mają być uzasadnione podstawy zgłaszającego, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi ona informację o naruszeniu prawa. Oznacza to, że sygnalista nie będzie musiał mieć absolutnej pewności w powyższym zakresie. 

Przewidziany jest zakaz podejmowania wobec zgłaszającego działań odwetowych oraz prób lub gróźb zastosowania takich działań przenosząc na podmiot prawny ciężar dowodu co do tego, że dane działanie nie było działaniem odwetowym. W związku z powyższym sygnalista będzie musiał jedynie wskazać działania, które w jego mniemaniu stanowią działania odwetowe. Zgłaszający, wobec którego dopuszczono się takich działań będzie miał prawo do odszkodowania w pełnej wysokości. 

Szeroki katalog potencjalnych naruszeń prawa

Naruszeniem prawa ma być działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące co najmniej jednego z obszarów wymienionych w Projekcie. Lista tych obszarów została istotnie rozszerzona w stosunku do Dyrektywy, która enumeratywnie wymieniała jedynie określone przepisy prawa unijnego. 

Obowiązek ustanowienia kanału zgłoszeń wewnętrznych

Projekt wprowadza dla podmiotów prawnych, na rzecz których wykonuje lub świadczy pracę co najmniej 50 osób, obowiązek ustanowienia kanału zgłoszeń wewnętrznych w postaci Procedury. Podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w Dyrektywie będą obowiązane wdrożyć Procedurę niezależnie od w/w progu. Inne podmioty, nie spełniające wymagań wskazanych powyżej, będą mogły ustalić Procedurę dobrowolnie. Co istotne, ochrona sygnalistów przewidziana w Projekcie obowiązuje niezależnie od liczby zatrudnionych.

Ustalenie Procedury będzie wymagało odbycia konsultacji ze związkami zawodowymi funkcjonującymi w danym podmiocie prawnym albo, w ich braku, z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz danego podmiotu prawnego wyłonionymi w trybie przyjętym u danego podmiotu prawnego. Wydaje się, że w obecnym brzmieniu Projektu projektodawca celowo nie odwołał się do przedstawicieli pracowników wybranych dla innych potrzeb wynikających z prawa pracy. W większości przypadków każdy nieuzwiązkowiony podmiot będzie zatem zmuszony do przeprowadzenia wyborów w/w przedstawicieli w celu dokonania konsultacji i nie będzie mógł polegać na dotychczas wybranych przedstawicielach pracowników. Ponadto, ciało to powinno uwzględniać nie tylko pracowników ale też inne osoby wykonujące pracę na rzecz danego podmiotu, w tym na podstawie umów cywilnoprawnych.

Pozytywnie należy natomiast ocenić wprowadzenie minimalnego (5 dni od dnia przedstawienia projektu Procedury) i maksymalnego (10 dni) czasu trwania konsultacji. Pozwoli to przyspieszyć ten proces. Procedura ma wchodzić w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym. Stosowne informacje będzie trzeba również przekazać osobom ubiegającym się o wykonywanie pracy (bez względu na jej podstawę prawną) wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. 

Zgłoszenia zewnętrzne 

Istotnym novum w zakresie zgłoszeń zewnętrznych jest powrócenie do koncepcji Rzecznika Praw Obywatelskich jako organu mającego szczególne obowiązki w ich zakresie, w tym w szczególności obowiązek ich przyjęcia, dokonania ich wstępnej weryfikacji i przekazania organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych. Rzecznik Praw Obywatelskich był wyznaczony w pierwszych projektach przepisów implementujących Dyrektywę, będąc następnie zastąpionym przez Państwową Inspekcję Pracy, która jednak publicznie sprzeciwiała się koncepcji nadania jej nowych obowiązków ze względu na brak zasobów w celu ich realizacji.