Informativa globale sulla privacy

Ultimo aggiornamento: febbraio 2019

1. Introduzione

2. Importanza della protezione dei dati personali

3. Scopo di questa informativa

4. Chi è il titolare del trattamento dei dati personali?

5. Come potete presentare una lamentela sull’uso da parte nostra dei vostri dati personali?

6. Modifiche all’informativa o ai vostri dati personali

7. Quali vostri dati personali raccogliamo

8. Che cosa accade se non ci comunicate i vostri dati personali

9. In che modo raccogliamo i vostri dati personali

10. Come utilizziamo i vostri dati personali

11. Scopi e riferimenti legali in base ai quali utilizzeremo i vostri dati personali

12. Variazioni di scopo

13. In che modo utilizziamo i dati personali di altri soggetti raccolti presso di voi

14. Come avviene il trattamento dei vostri dati personali se non siete nostri clienti

15. Trattamento dei vostri dati personali per attività preliminari di selezione del personale

16. Marketing ed esercizio del vostro diritto di non accettare materiali e contatti di marketing

17. Marketing di terze parti

18. Divulgazione dei vostri dati personali

19. Trasferimento dei vostri dati all’estero

20. Sicurezza dei dati

21. Conservazione dei dati

 

Introduzione

  • Questa informativa sulla privacy (“informativa”) si applica al trattamento dei dati personali effettuato da Linklaters in relazione a:
  • Servizi ai clienti”: fornitura di prodotti e servizi da parte di Linklaters a clienti esistenti e potenziali;
  • Servizi dei fornitori” fornitura di prodotti e servizi a Linklaters da parte di fornitori di beni o servizi;
  • Servizi ai visitatori”: fornitura da parte di Linklaters di strutture, incluse sale conferenza, connessioni LAN (per esempio, reti WiFi) e altre strutture e servizi correlati ai visitatori degli uffici di Linklaters; e
  • Attività di selezione del personale”: trasmissione dei dati personali di un candidato o di un soggetto (che sia da parte del candidato stesso o da parte di terzi, come un’agenzia di selezione del personale) per una posizione presso Linklaters e al di fuori del normale processo di Linklaters per la selezione del personale.
  • In questa informativa, i riferimenti a “voi” e “vostri” sono riferimenti a soggetti i cui dati personali sono trattati da Linklaters in conformità ai servizi per i clienti, servizi dai fornitori o servizi ai visitatori. Per evitare dubbi:
  • Qualsiasi riferimento ai “clienti” o ai “fornitori” in questa informativa comprende anche i loro dipendenti e tutti i collaboratori dei quali trattiamo i dati personali;
  • Questa informativa sulla privacy si applica anche al trattamento da parte di Linklaters dei dati personali di soggetti che possono essere (o potrebbero essere dipendenti o collaboratori di) controparti nelle transazioni, oppure concorrenti o controparti nelle controversie legali che coinvolgono i nostri clienti effettivi o potenziali; e
  • Se avete comunicato i vostri dati personali a Linklaters per attività di selezione del personale (direttamente o tramite un terzo), questa informativa è concepita solo per darvi informazioni su come trattiamo i vostri dati personali nella misura in cui vi candidate a una posizione o a un distacco presso Linklaters. I dettagli sul trattamento effettuato per le attività di selezione del personale sono esposti nella Clausola 15. Se avete qualsiasi domanda sul trattamento dei vostri dati personali ai fini della selezione del personale, vi preghiamo di contattare data.protection@linklaters.com e vi daremo indicazioni su dove trovare la nostra informativa sulla privacy per la selezione del personale.
  • I riferimenti a “Linklaters”, “noi”, “ci” o “nostri” in questa informativa sono riferimenti a Linklaters LLP e alle altre “Entità di Linklaters BCR Group” (come definite ed elencate nella tabella 2 delle nostre Binding Corporate Rules (Regole societarie vincolanti, “BCR”), disponibili sul nostro sito qui. Linklaters LLP è una Limited liability partnership di diritto inglese, con sede legale in 1 Silk Street, Londra EC2Y 8HQ, Inghilterra.
2. Importanza della protezione dei dati personali 
  • Siamo consapevoli che l’uso e la comunicazione dei dati personali hanno implicazioni importanti per noi e per i soggetti di cui trattiamo i dati personali. La maggior parte dei nostri uffici opera in paesi che regolano l’uso dei dati personali e impongono restrizioni sul trasferimento di questi dati all'estero. Per assicurarci di gestire correttamente i dati, abbiamo adottato un approccio globale alla conformità alla privacy, come evidenziato dalle nostre BCR. Una copia di queste BCR è disponibile sul nostro sito web all’indirizzo indicato sopra. In alternativa, potete richiedere una copia delle BCR in qualsiasi momento contattandoci all’indirizzo data.protection@linklaters.com.
  • La nostra informativa sulla privacy è disponibile qui. Potete richiedere una copia dell’informativa in qualsiasi momento contattandoci all’indirizzo data.protection@linklaters.com.
3. Scopo di questa informativa 
  • Questa informativa ha l’obiettivo di spiegare in che modo Linklaters raccoglie e tratta i vostri dati personali. È importante che la leggiate, insieme alle altre informative che potremmo trasmettervi in occasioni specifiche quando raccogliamo o trattiamo i vostri dati personali, cosicché siate pienamente consapevoli del modo e del motivo per cui stiamo utilizzando i vostri dati personali. Questa informativa completa le altre informative e non intende sostituirle.
  • Questa informativa è disponibile sul nostro sito web, ma non sostituisce l’informativa sulla privacy del sito, né la politica sui cookie. L’informativa sulla privacy del sito e la politica sui cookie sono accessibili dalla sezione Privacy del nostro sito qui.
4. Chi è il titolare del trattamento dei dati personali? 
  • Un “titolare” è una persona fisica o giuridica che, da sola o congiuntamente con altre, determina lo scopo e il modo in cui i dati personali sono trattati o è probabile che lo siano. Questa informativa è emessa per conto di Linklaters LLP in qualità di titolare del trattamento. Fatta salva una diversa comunicazione, Linklaters LLP è il titolare del trattamento dei vostri dati personali.
  • Il nostro Global Head [Responsabile Globale] Law & Compliance vigila sul rispetto della protezione dei dati all’interno di Linklaters. Per qualsiasi domanda su questa informativa, incluse le richieste di far valere i vostri diritti, vi preghiamo di contattare il nostro Global Head Law & Compliance tramite i recapiti indicati di seguito:

    Global Head of Law & Compliance Linklaters LLP 
    One Silk Street, London EC2Y 8HQ
    E-mail: data.protection@linklaters.com
    Telefono: (+44) 20 7456 2000 
5. Come potete presentare una lamentela sull’uso da parte nostra dei vostri dati personali? 

Se avete qualche dubbio o volete sporgere una lamentela sul trattamento che noi facciamo dei vostri dati personali, vi preghiamo di fare riferimento alla nostra Procedura Global Data Protection Complaints, disponibile nella sezione Privacy del nostro sito web qui. Potete avanzare i vostri dubbi direttamente alla vostra autorità locale per la protezione dei dati personali, senza passare tramite la nostra Global Data Protection Complaints Procedure. Tuttavia, vi incoraggiamo innanzitutto a contattarci perché desideriamo risolvere qualsiasi preoccupazione o lamentela sul trattamento dei vostri dati da parte di Linklaters in modo rapido, efficiente e soddisfacente.

6. Modifiche all’informativa o ai vostri dati personali 

La prima versione dell’informativa è stata emessa nel maggio 2018 e l’aggiornamento più recente è stato fatto alla data indicata “come modificato il” (se presente) sulla copertina di questa informativa. È possibile ottenere le versioni precedenti di questa informativa contattandoci all’indirizzo data.protection@linklaters.com. È importante che i vostri dati personali in nostro possesso siano accurati e aggiornati. Vi preghiamo di informarci di eventuali cambiamenti dei vostri dati personali nel corso del vostro rapporto con noi. Se intendete aggiornare i vostri dati personali, vi preghiamo di contattare il vostro nominativo di riferimento o il nostro team Law & Compliance all’indirizzo data.protection@linklaters.com.

7. Quali vostri Dati personali raccogliamo 

Fra i dati personali rientra qualsiasi informazione relativa a una persona fisica in base alla quale è possibile identificare quella persona. Non comprendono i dati personali dai quali sia stata rimossa l’identità (dati anonimizzati).

Categorie speciali di dati personali includono i dettagli relativi alla razza, all’etnia, alle convinzioni religiose o filosofiche, alla vita sessuale, all’orientamento sessuale, alle opinioni politiche, l’appartenenza a un sindacato, informazioni sulla salute e dati genetici e biometrici. In circostanze limitate, raccogliamo vostri dati personali di categorie speciali. Vi preghiamo di vedere l’Articolo 7 in basso (Quali vostri dati personali raccogliamo) per i dettagli su queste circostanze e l’Articolo 10 (Come usiamo i vostri dati personali) per maggiori dettagli.

In circostanze limitate, raccoglieremo informazioni sulle vostre condanne penali e civili. Questo accade quando ci viene richiesto a fini legali o amministrativi (per esempio, ove richiesto in base alla normativa antiriciclaggio) oppure se ci avete fornito queste informazioni perché sono necessarie per un servizio specifico che vi stiamo fornendo.

Raccogliamo, utilizziamo, conserviamo e trasferiamo diversi tipi di vostri dati personali. Li abbiamo suddivisi e raggruppati in base alle seguenti categorie di dati personali per spiegare come utilizziamo quei dati. I termini seguenti sono utilizzati in tutta l’informativa:

  • Dati identificativi”: comprendono primo nome, altri nomi, nome da nubile, cognome, stato civile, titolo, data di nascita, numero di passaporto, foto d’identità e genere;
  • Dati di contatto”: comprendono indirizzo di domicilio, indirizzo di consegna, indirizzo e-mail e numero di telefono; • “Dati finanziari”: comprendono i dati del vostro conto corrente bancario e della carta di pagamento;
  • Dati di servizio”: comprendono i dettagli sui vostri pagamenti da e verso voi e altri servizi che avete acquistato presso di noi o che noi abbiamo acquistato presso di voi.
  • Dati di profilo”: comprendono il vostro nome utente e la password, gli acquisti o gli ordini da voi effettuati, i vostri interessi, i feedback e le risposte ai questionari;
  • Dati di utilizzo”: comprendono informazioni sul vostro uso del nostro sito web, del nostro portale introduttivo, dei nostri dispositivi per la rete dati interna (compreso il WiFi) e servizi telematici simili. Ulteriori informazioni sui vostri dati personali che trattiamo in base al vostro uso del nostro sito web sono disponibili nell’informativa sulla privacy del nostro sito web (alla quale potrete accedere dalla sezione privacy del nostro sito);
  • Dati tecnici”: comprendono le informazioni che raccogliamo quando accedete al nostro sito web o al nostro portale sulla conoscenza dei clienti, l’indirizzo del vostro protocollo internet (IP), i vostri dati di accesso, il tipo e la versione del browser, il fuso orario e la località, i tipi e le versioni di plug-in del vostro browser, il sistema operativo, la piattaforma e altre caratteristiche tecniche dei dispositivi che state utilizzando;
  • Dati di marketing e comunicazione”: comprendono le vostre preferenze di marketing e comunicazione. Inoltre, registriamo anche quando ricevete e leggete le comunicazioni pubblicitarie da parte nostra e a quali nostri eventi partecipate, quali informazioni usiamo per migliorare i nostri servizi di marketing, fornendovi informazioni più rilevanti e migliorando la qualità dei nostri materiali pubblicitari. Ulteriori informazioni sui dati personali che trattiamo in relazione al marketing sono indicate nelle comunicazioni pubblicitarie che vi inviamo;
  • Informazioni professionali”: comprendono il vostro titolo professionale, l’indirizzo e-mail, il numero di telefono e i recapiti;
  • Storia professionale”: comprendono i vostri precedenti posti di lavoro e la vostra esperienza professionale; e
  • Categorie particolari di dati personali”: comprendono i dati personali elencati nell’Articolo 7 sopra, che noi trattiamo in circostanze limitate, per esempio quando ci è richiesto per scopi legali o regolamentari, oppure quando ci avete fornito tali informazioni perché necessarie alla prestazione di un servizio che vi stiamo fornendo. Tratteremo questi dati personali per le seguenti finalità: o
  • (i) per motivi legali e amministrativi, per esempio potremmo avere necessità di verificare se siete una persona politicamente esposta;
  • (ii) potremmo avere bisogno di sapere se siate iscritti a un sindacato, per assistervi nelle questioni legate al diritto del lavoro; oppure
  • (iii) potremmo richiedervi quali sono le vostre esigenze alimentari se ci occuperemo di organizzare il catering per voi.

I nostri servizi non sono né orientati, né intesi per i minorenni. Tuttavia, potremmo trattare i dati personali di un minore quando agiamo per vostro conto in certe situazioni (per esempio, quando vi diamo consigli riguardo alle vostre imposte di successione). Trattiamo questi dati personali solo laddove necessario per i servizi specifici che forniamo al cliente. In questo caso, agiamo su istruzioni del genitore o del tutore. Se il servizio specifico al cliente per il quale abbiamo necessità dei dati personali di un minore non è totalmente chiaro, vi preghiamo di contattare la persona di riferimento al nostro interno, che saprà darvi tutte le spiegazioni necessarie.

8. Che cosa accade se non ci comunicate i vostri dati personali 

Se abbiamo necessità di raccogliere i dati personali per obbligo di legge (per esempio, in relazione ai controlli antiriciclaggio o “know your customer”), oppure ai sensi di un contratto che abbiamo sottoscritto con voi e voi non ci fornite i dati richiesti, potremmo non essere in grado di adempiere al contratto in essere o che stiamo per stipulare con voi (per esempio, per fornirvi i servizi che ci richiedete). In questo caso, potremmo dover rinunciare a fornirvi o a ricevere i servizi in questione, ma nell’eventualità ve lo comunicheremo al momento della raccolta dei dati personali.

9. In che modo raccogliamo i vostri dati personali 

Per raccogliere i dati personali presso di voi o che vi riguardano utilizziamo diversi metodi, compresi i canali descritti di seguito.

Interazioni dirette: Voi ci comunicate i vostri dati personali tramite le interazioni dirette con noi. Questi dati personali comprendono: Dati identificativi, Dati di contatto, Dati finanziari, Dati di servizio, Dati di profilo, Dati di marketing e comunicazione, Informazioni professionali e/o Storia professionale che voi ci comunicate di volta in volta (i) compilando i moduli sul nostro sito web o il nostro portale sulla conoscenza dei clienti; (ii) tramite altre piattaforme che mettiamo a disposizione o che abbiamo concordato con voi di utilizzare; (iii) scambiando corrispondenza con noi via e-mail o posta ordinaria; (iv) parlando con noi di persona o telefonicamente; oppure (v) visitando i nostri uffici.

Queste interazioni dirette comprendono, per esempio, situazioni in cui voi:

  • chiedete informazioni o presentate domanda per aderire ai nostri servizi (per esempio, quando vi iscrivete al nostro portale di conoscenza dei clienti);
  • mettete in vendita o ci fornite i vostri servizi;
  • ci comunicate i vostri dati personali necessari per un servizio specifico che stiamo svolgendo per voi, oppure ai fini dei processi “know your customer” e altri controlli di base. In alcune circostanze limitate, per esempio per consentirci di soddisfare le finalità delle leggi antiriciclaggio e antiterrorismo, potremmo raccogliere queste informazioni anche riguardo ai fornitori;
  • ci date i vostri biglietti da visita a un evento o a un incontro, oppure ci comunicate personalmente i vostri dati (per esempio, lasciando i vostri recapiti alla reception di un nostro ufficio oppure al nostro centralino);
  • ci date i vostri dati personali tramite una piattaforma elettronica che vi mettiamo a disposizione o che abbiamo concordato con voi di utilizzare per l’erogazione dei servizi ai clienti (per esempio, un sistema di fatturazione elettronica che concordate con noi di utilizzare) o in relazione ai servizi che ci fornite (per esempio, una piattaforma elettronica che ci mettete a disposizione);
  • vi iscrivete alle nostre pubblicazioni o in altro modo richiedete i nostri materiali di marketing;
  • partecipate ai nostri eventi di marketing, di promozione o di selezione del personale;
  • partecipate ai nostri seminari per i clienti o altri eventi analoghi; oppure
  • ci date il vostro feedback (per esempio, rispondendo a un questionario).

Sito web, cookie e marketing: voi ci trasmettete i vostri dati personali, che comprendono Dati identificativi, Dati di utilizzo, Dati tecnici, informazioni professionali e/o Informazioni di marketing e comunicazione quando utilizzate il nostro sito web o il nostro portale per i clienti, oppure quando leggete le pubblicazioni o i materiali di marketing che vi inviamo. Vi preghiamo di fare riferimento all’informativa sulla privacy sul nostro sito web (accessibile dalla sezione privacy del nostro sito web) per ulteriori informazioni sull’uso dei vostri dati personali sul nostro sito web.

Fonti di terze parti: noi riceviamo Dati identificativi, Dati di contatto, Dati finanziari, Informazioni professionali e Categorie particolari di dati personali su di voi da terze parti quando:

  • vi forniamo i nostri servizi o altre parti ci inviano i vostri dati personali per consentire lo svolgimento di quei servizi;
  • conduciamo i controlli “know your customer” e altre verifiche di base;
  • voi fornite i vostri dati personali a terzi affinché li condividano con noi, per esempio agenzie di selezione del personale e consulenti possono fornirci i vostri dati personali per le nostre attività di ricerca del personale; e
  • noi interagiamo con agenzie pubbliche, enti pubblici e altre autorità (per esempio, l’HM Revenue and Customs, autorità fiscale britannica) in relazione a voi o per conto vostro.

Risorse pubblicamente disponibili: raccogliamo Dati identificativi, Dati di contatto, Dati finanziari, Informazioni professionali, Storia professionale da fonti pubbliche, compresi:

  • Registri pubblici dei cittadini (per esempio, registri elettorali);
  • Registri pubblici delle società, delle organizzazioni senza fini di lucro, degli studi legali, dei commercialisti e revisori contabili, degli iscritti alle borse titoli o merci, delle casse mutue e di altri enti (per esempio, la Companies House nel Regno Unito);
  • Registri pubblici delle persone fisiche e giuridiche sottoposte a sanzioni (per esempio, quelli dell’HM Treasury nel Regno Unito, oppure l’Office of Foreign Assets Control del Dipartimento del Tesoro degli Stati Uniti); e
  • Altre risorse pubbliche, inclusi tutti i servizi accessibili via Internet che utilizzate come reti sociali professionali, per esempio Linked-In.
10. Come utilizziamo i vostri dati personali 

Tratteremo (cioè, utilizzeremo) i dati personali esclusivamente quando ci è consentito dalla legge, cioè, quando abbiamo una giustificazione legale per il trattamento. L’Articolo 11 (Scopi e riferimenti legali in base ai quali utilizzeremo i vostri dati personali) di seguito contiene altre informazioni sui principi legali in base ai quali tratteremo i vostri dati personali.

Il trattamento dei dati personali viene effettuato nelle seguenti circostanze:

  • Adempimento di un contratto”: quando dobbiamo adempiere a un contratto che stiamo per sottoscrivere o che abbiamo già stipulato con voi come controparte, oppure adottiamo delle misure su vostra richiesta prima di stipulare tale contratto;
  • Obblighi legali o regolamentari”: quando dobbiamo attenerci a un obbligo di legge o regolamentare cui siamo soggetti;
  • Interessi legittimi”: quando è necessario per i nostri interessi (o quelli di una parte terza), a condizione che i vostri diritti fondamentali non siano superiori a tali interessi. Questo può significare, per esempio, che è nel nostro interesse monitorare in che modo utilizzate qualsiasi portale clienti o accedere a sistemi per garantire che la sicurezza di quei portali o sistemi sia mantenuta. Ci assicuriamo di considerare e riequilibrare qualsiasi impatto potenziale su di voi (in positivo e in negativo) e i vostri diritti prima di trattare i vostri dati personali per i nostri interessi legittimi; e
  • Consenso e consenso esplicito”: quando ci fornite il vostro consenso o il vostro consenso esplicito al trattamento dei vostri dati personali.

Non utilizziamo i vostri dati personali per attività in cui i nostri interessi sono superati dall’impatto che il trattamento ha su di voi (a meno che abbiamo il vostro consenso o siamo in altro modo obbligati o autorizzati per legge). Potete ottenere maggiori informazioni sul modo con cui valutiamo i nostri legittimi interessi rispetto a qualsiasi impatto su di voi riguardo alle attività specifiche contattandoci all’indirizzo data.protection@linklaters.com.

Con qualche limitata eccezione (per esempio, in relazione a parte del nostro marketing elettronico), in generale non facciamo affidamento al consenso come base legale per il trattamento dei vostri dati personali. Avete infatti il diritto di ritirare il vostro consenso al marketing elettronico in qualsiasi momento seguendo le istruzioni per interrompere l’invio di materiali di marketing oppure contattandoci all’indirizzo marketing.database@linklaters.com. Vi preghiamo di fare riferimento all’Articolo 16 (Marketing ed esercizio del vostro diritto di non accettare materiali e contatti di marketing) per maggiori informazioni sul modo in cui utilizziamo i vostri dati personali a fini di marketing e su quali sono i vostri diritti.

11. Scopi e basi legali in base ai quali utilizzeremo i vostri dati personali 

Nella tabella di seguito troverete una descrizione sui modi in cui utilizziamo i vostri dati personali e quali sono i riferimenti legali sulla base dei quali effettuiamo il trattamento. Dove appropriato, abbiamo anche identificato i nostri interessi legittimi nel trattare i vostri dati personali.

Possiamo trattare i vostri dati basandoci su più basi legali a seconda dello scopo specifico per il quale stiamo utilizzando i vostri dati. Vi preghiamo di contattarci all’indirizzo data.protection@linklaters.com se desiderate maggiori dettagli sulla base giuridica in base al quale trattiamo i vostri dati personali laddove ci siano più principi legali indicati nella tabella di seguito.

In relazione ai nostri servizi per i clienti o per i visitatori: 

Scopo e/o attività Tipo di dati  Base giuridica del trattamento dati
 Se siete nostri clienti (effettivi o potenziali), o potreste essere una controparte in una transazione, o un concorrente, oppure una controparte in un procedimento che coinvolga un nostro cliente (effettivo o potenziale), per controllare se possa verificarsi un conflitto d’interessi agendo per conto di tale cliente
 
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati finanziari 
  • Dati di servizio 
  • Informazioni professionali 
  • Storia professionale 
    Categorie particolari di dati personali 
  • Adempimento di un contratto 
  • Obbligo legale o regolamentare 
  • Interessi legittimi: assicurarci di aver individuato (noi e tutte le parti coinvolte) qualsiasi conflitto d’interesse possa emergere in una determinata situazione
 Accettarvi come nuovo cliente o valutare una nuova situazione nei vostri confronti, compresa l’esecuzione di controlli antiriciclaggio, antiterrorismo, verifiche sulle sanzioni, frodi e altri controlli di base
 
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati finanziari 
  • Dati di servizio 
  • Informazioni professionali 
  • Storia professionale 
    Categorie particolari di dati personali
     
  • Adempimento di un contratto 
  • Obbligo legale o regolamentare 
  • Interessi legittimi: assicurarci di non trattare fondi derivanti da attività criminali o partecipare a qualsiasi altra attività illecita o fraudolenta, per esempio riferita al terrorismo 
  • Interesse pubblico
 Se siete una controparte in una transazione o un concorrente, o una controparte in un procedimento che coinvolga un nostro cliente (effettivo o potenziale), condurre controlli antiriciclaggio, antiterrorismo, verifiche sulle sanzioni, frodi e altri controlli di base
 
  •  Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati finanziari 
  • Dati di servizio 
  • Informazioni professionali 
  • Storia professionale 
    Categorie particolari di dati personali
  • Adempimento di un contratto 
  • Obbligo legale o regolamentare 
  • Interessi legittimi: assicurarci di non trattare fondi derivanti da attività criminali o partecipare a qualsiasi altra attività illecita o fraudolenta, per esempio riferita al terrorismo 
  • Interesse pubblico 
 Fornirvi servizi ai clienti e ai visitatori, compreso (in via non esaustiva) fornirvi servizi ai clienti, soluzioni tecnologiche, accesso al nostro sito web, accesso al nostro portale di conoscenza dei clienti, mettervi a disposizione strutture per conferenze
 
  •  Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati finanziari 
  • Dati di servizio 
  • Dati di profilo 
  • Dati di utilizzo 
  • Dati tecnici 
  • Dati di marketing e comunicazione 
  • Informazioni professionali
  • Adempimento di un contratto 
  • Obbligo legale o regolamentare 
  • Interessi legittimi: assicurarci che vi siano forniti i migliori servizi ai clienti e ai visitatori che siamo in grado di offrire, assicurando il pagamento tempestivo di qualsiasi spesa, costo e debito come corrispettivo per i vostri servizi. 
 
 Gestire pagamenti, spese e oneri e incassare e recuperare il denaro che ci è dovuto
 
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati finanziari 
  • Informazioni professionali
  • Adempimento di un contratto 
  • Interessi legittimi: assicurarci di gestire pagamenti, spese e oneri e incassare e recuperare il denaro che ci è dovuto
 Verificare la fonte di qualsiasi sovvenzione o fondo in una questione sulla quale stiamo operando
 
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati finanziari 
  • Informazioni professionali 
  • Storia professionale
  • Adempimento di un contratto 
  • Obbligo legale o regolamentare 
  • Interesse pubblico 
     
 Gestire il nostro rapporto con voi, che includerà la comunicazione dei cambiamenti ai nostri termini di servizio o a questa informativa
 
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati di profilo 
  • Dati di marketing e comunicazione 
  • Informazioni professionali
  • Adempimento di un contratto 
  • Obbligo legale o regolamentare 
  • Interessi legittimi: assicurarci di potervi comunicare i cambiamenti ai nostri termini di servizio o a questa informativa
     
 Interagire con le autorità pubbliche o regolamentari o altri enti per quanto riguarda il rapporto con voi
 
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati finanziari
  • Dati di servizio 
  • Informazioni professionali
  • Adempimento di un contratto 
  • Obbligo legale o regolamentare 
  • Interesse pubblico 
 Gestire e proteggere la nostra attività, inclusi i miglioramenti nella sicurezza dei dati, nella gestione dei problemi tecnici di dati e sistemi, nella manutenzione e nella prova dei sistemi, nella conservazione dei dati, nella gestione dei nostri uffici e altre strutture
 
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati finanziari 
  • Dati di servizio 
  • Informazioni professionali
  • Obbligo legale o regolamentare 
  • Interessi legittimi: assicurare un’operatività efficiente e sicura della nostra attività, anche attraverso l’amministrazione degli uffici e delle strutture, la manutenzione dei servizi informatici, la sicurezza di reti e dati, la prevenzione di frodi, il miglioramento o la riorganizzazione della nostra infrastruttura o del Gruppo Linklaters
     
 Invitarvi a partecipare a eventi di marketing o di altra natura promozionale, oppure a seminari dedicati ai clienti o eventi simili, e gestire la vostra partecipazione a essi 
 
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati di profilo 
  • Dati di utilizzo 
  • Dati tecnici 
  • Dati di marketing e comunicazione 
  • Informazioni professionali 
  • Storia professionale
  • Consenso
  • Interessi legittimi: assicurarci che i nostri registri clienti siano aggiornati, promuovendo i servizi ai clienti e ai visitatori, ricevendo feedback, migliorando i nostri servizi e individuando modi per far crescere la nostra attività. 
 Inviarvi comunicazioni di marketing (anche in formato cartaceo ed elettronico) o contattarvi con altri mezzi per offrirvi i nostri servizi clienti o visitatori
 
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati di profilo 
  • Dati di utilizzo 
  • Dati tecnici 
  • Dati di marketing e comunicazione 
  • Informazioni professionali 
  • Storia professionale
  • Consenso
  • Interessi legittimi: promuovere i nostri servizi ai clienti e ai visitatori, individuando modi per accrescere i nostri servizi clienti e visitatori, identificare modi per far crescere la nostra attività
     
 Richiedere il vostro feedback (per esempio, in un sondaggio) sui nostri servizi ai clienti o ai visitatori, e gestire, rivedere e agire a seconda del feedback che stiamo ricevendo. 
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati di profilo 
  • Dati di marketing e comunicazione 
  • Informazioni professionali 
  • Interessi legittimi: rivedere in che modo i clienti usino, e che cosa pensano, dei nostri servizi a clienti e visitatori, migliorandoli e trovando modi per far crescere l’attività. 
 

Per quanto riguarda i servizi fornitori:

Scopo e/o attività Tipo di dati Base giuridica del trattamento dati
Verificare se sia possibile un conflitto d’interessi nel nominarvi nostri fornitori
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Obbligo legale o regolamentare
  • Interessi legittimi: assicurarci di aver individuato (noi e tutte le parti coinvolte) qualsiasi conflitto d’interesse possa emergere in una determinata situazione
 
Accettarvi come nuovi fornitori, compresa l’esecuzione di controlli antiriciclaggio, antiterrorismo, verifiche sulle sanzioni, frodi e altri controlli di base
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati finanziari 
  • Dati di servizio 
  • Informazioni professionali 
  • Adempimento di un contratto 
  • Obbligo legale o regolamentare
  • Interessi legittimi: assicurarci di non trattare fondi derivanti da attività criminali o partecipare a qualsiasi altra attività illecita o fraudolenta, per esempio riferita al terrorismo 
  • Interesse pubblico
Gestire pagamenti, spese e oneri e incassare e recuperare il denaro che ci è dovuto
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati finanziari 
  • Informazioni professionali
  • Adempimento di un contratto 
  • Interessi legittimi: assicurarci di gestire pagamenti, spese e oneri e incassare e recuperare il denaro che ci è dovuto
 
Se vi forniamo l’accesso ai nostri sistemi, dobbiamo gestire e proteggere le nostre attività anche migliorando la sicurezza dei dati, risolvendo i problemi di dati e sistemi, facendo manutenzione e prove sui sistemi e gestendo la conservazione dei dati
  • Dati identificativi 
  • Dati di contatto 
  • Dati di profilo 
  • Dati di utilizzo 
  • Dati tecnici
  • Obbligo legale o regolamentare 
  • Interessi legittimi: assicurare la gestione efficiente e sicura della nostra attività, anche attraverso la manutenzione dei servizi informatici, delle reti e della sicurezza dei dati.
 

 

12. Variazioni di scopo 

Utilizzeremo i vostri dati personali esclusivamente per gli scopi per i quali li abbiamo raccolti, come illustrato nell’Articolo 10 (Come utilizziamo i vostri dati personali) e nell’Articolo 11 (Scopi e riferimenti legali in base ai quali utilizzeremo i vostri dati personali), fatto salvo che riteniamo ragionevolmente di avere necessità di utilizzarli per altri motivi, e che quei motivi siano compatibili con lo scopo originale. Se desiderate una spiegazione su come il trattamento per i nuovi scopi sia compatibile con gli scopi originali, vi preghiamo di contattarci all’indirizzo data.protection@linklaters.com.

Se avremo necessità di usare i vostri dati personali per uno scopo non collegato a quello originale, ve lo comunicheremo e vi spiegheremo quali sono le basi legali che ci consentono di farlo.

Vi preghiamo di notare che possiamo trattare i vostri dati personali senza che voi ne siate al corrente o che acconsentiate, in conformità alle regole sopra indicate, laddove ciò sia richiesto o permesso per legge.

13. In che modo utilizziamo i dati personali di altri soggetti raccolti presso di voi 

In alcune occasioni, nel corso dei servizi ai nostri clienti, potreste fornirci dati personali di soggetti che non sono al corrente del nostro coinvolgimento o del nostro trattamento dei loro dati personali (per esempio, durante un’acquisizione aziendale, i dati personali di dipendenti della società di cui siete acquirenti). In queste situazioni, è probabile che non avremo contatti diretti con i soggetti i cui dati personali stiamo trattando, oppure può non essere appropriato, per altri motivi (per esempio, per mantenere la riservatezza), che noi forniamo loro un’informativa sulla privacy in cui spieghiamo loro come trattiamo i loro dati personali. Prima di trasmettere tali dati personali, quindi, dovrete accertarvi che i soggetti coinvolti abbiano ricevuto tutte le informative sulla privacy necessarie in relazione alla prestazione dei nostri servizi ai clienti.

14. Come avviene il trattamento dei vostri dati personali se non siete nostri clienti 

Se non siete nostri clienti, potremmo aver necessità di trattare i vostri dati personali per fornire servizi ai clienti, ivi compresa la fornitura di consulenze legali. I dati personali ci possono essere comunicati in corso di fornitura, per esempio, possono esserci trasmessi come parte di una procedura di divulgazione oppure forniti da una parte terza. Se è questo il caso, i vostri dati personali possono essere usati nelle procedure giudiziarie per conto del nostro cliente. In queste circostanze, tratteremo i vostri dati personali poiché:

• Il trattamento rientra nei nostri interessi legittimi, negli interessi legittimi del nostro cliente o in quelli di una parte terza; e/o

• Potremmo essere vincolati a trattare quei dati personali per adempiere ai nostri obblighi legali o regolamentari. Per qualsiasi domanda su come tratteremo i vostri dati personali vi preghiamo di contattarci all’indirizzo data.protection@linklaters.com oppure tramite i recapiti indicati nell’Articolo 4.

15. Trattamento dei vostri dati personali per attività di selezione del personale 

Quando i vostri dati personali ci vengono inoltrati per attività di selezione del personale, utilizzeremo questi dati esclusivamente per contattarvi per un’eventuale selezione e altre opportunità per le quali vi siate candidati. Se vi candidate per un posto di lavoro in Linklaters, per esempio a seguito di un nostro annuncio, i vostri dati personali saranno trattati in conformità alla nostra informativa sulla privacy per la selezione del personale, che potrete ricevere contattandoci all’indirizzo data.protection@linklaters.com.

16. Marketing ed esercizio del vostro diritto di non accettare materiali e contatti di marketing 

Non utilizzeremo i vostri dati personali per inviarvi materiali di marketing, fatto salvo che voi abbiate richiesto di riceverli. Se ci chiederete di interrompere il trattamento dei vostri dati personali a scopo di marketing, smetteremo di trattarli per quegli scopi. Vi invitiamo a rivolgerci questa richiesta tramite i moduli e i link specificamente forniti nei materiali di marketing che v’inviamo o contattando il nostro Team Marketing all’indirizzo marketing.database@linklaters.com. Yin alternativa, potrete avanzare tale richiesta al vostro contatto abituale presso lo studio oppure al Global Head of Law and Compliance (utilizzando i recapiti indicati nell’Articolo 4). In ogni caso, la richiesta potrà essere fatta in qualsiasi momento e gratuitamente.

17. Marketing di terze parti

Noi non condividiamo i vostri dati personali con altre organizzazioni al di fuori di Linklaters per fini di marketing.

18. Divulgazione dei vostri dati personali

Potremmo dover condividere i vostri dati personali con gli enti e le persone indicati di seguito per gli scopi per i quali abbiamo raccolto i dati personali, come spiegato in dettaglio nell’Articolo 10 (Come utilizziamo i vostri dati personali) e nell’Articolo 11 (Scopi e riferimenti legali in base ai quali utilizzeremo i vostri dati personali).

  • I vostri dati personali saranno condivisi all’interno di Linklaters fra le Entità del Gruppo Linklaters BCR (elencate nell’Allegato 2 dei nostri BCR, accessibile dal nostro sito cliccando qui). In qualità di società internazionale, condividiamo i vostri dati personali fra gli uffici di Linklaters per assicurarci la gestione efficiente della nostra attività (per esempio, appaltando i nostri servizi condivisi nel modo più economicamente efficiente) e per assicurare ai nostri clienti la massima qualità dei servizi. I vostri dati personali sono condivisi in base ai nostri BCR.
  • Se richiesto, comunicheremo (fatti salvi i nostri obblighi professionali e qualsiasi termine di servizio che potremmo stipulare con voi) i vostri dati personali a:
  • (i) qualsiasi persona o entità alle quali siamo chiamati od obbligati a fare tale comunicazione da parte di un qualsiasi tribunale competente o autorità pubblica, fiscale o regolamentare, agenzia esecutiva o enti analoghi (per esempio, la Solicitors Regulation Authority o la Law Society nel Regno Unito);
  • (ii) i nostri consulenti professionali, inclusi consulenti legali, bancari, auditor, commercialisti e assicuratori che forniscono servizi legali, bancari, di consulenza, di audit, assicurativi.
  • (iii) qualsiasi istituzione bancaria ci fornisca finanziamenti;
  • (iv) fornitori di servizi che ci forniscono assistenza informatica e gestione dei servizi di sistema; e
  • (v) auditor esterni che possono eseguire verifiche indipendenti sui vostri file come parte dei nostri accreditamenti.
  • Se ci chiedete di farlo in relazione ai servizi ai clienti o ai visitatori che vi stiamo fornendo o ai servizi che voi state fornendo a noi, possiamo divulgare i vostri dati personali ad altre persone o entità come da istruzioni (per esempio, se agiamo in vostra rappresentanza in un processo giudiziario, condivideremo i vostri dati con gli avvocati o con consiglieri e consulenti esterni al fine di prestarvi assistenza).
  • Possiamo condividere i vostri dati personali anche con persone o entità al di fuori di Linklaters, a cui possiamo vendere o trasferire parti delle nostre attività o dei nostri beni. In alternativa, possiamo cercare di acquisire altre attività o di fonderci con tali entità. Se avviene un cambiamento nelle nostre attività, la parte che (a seconda dei casi) è venduta, acquisita o fusa può continuare a usare i vostri dati personali così come esposto in questa informativa. Se applicabile, aggiorneremo il nostro BCR per riflettere qualsiasi cambiamento del Linklaters BCR Group Entities.  
  • Possiamo condividere i vostri dati personali con persone o entità al di fuori di Linklaters allo scopo di ottenere feedback o referenze rispetto ai servizi al cliente che vi abbiamo fornito. Per esempio, potremmo condividere i vostri recapiti aziendali con gli elenchi di contatti legali allo scopo di ottenere una referenza rispetto ai servizi al cliente che vi abbiamo fornito. Se appropriato, vi chiederemo conferma che siate disponibili a essere contattati a questo scopo.

Richiediamo a tutte le persone o entità alle quali comunichiamo i dati personali ai sensi di questo Articolo 18 di rispettare la riservatezza e la sicurezza dei vostri dati personali e di trattarli in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili. Non permettiamo a questi destinatari dei vostri dati personali di utilizzarli ai propri scopi e consentiamo loro esclusivamente di trattare i vostri dati personali per scopi specifici e in conformità alle nostre istruzioni.

19. Trasferimento dei vostri dati all’estero 

Se condividiamo i vostri dati all’interno di Linklaters LLP, ciò prevede il trasferimento dei vostri dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”). I dati personali sono condivisi in conformità alle nostre BCR, che prevedono che tutte le entità appartenenti a Linklaters seguano le stesse regole nel trattamento dei vostri dati personali. Una copia delle nostre BCR è disponibile sul nostro sito web qui. In alternativa, potete richiedere una copia delle BCR in qualsiasi momento contattandoci all’indirizzo data.protection@linklaters.com.

In alcuni casi, le parti che noi utilizziamo per trattare i dati personali per conto nostro sono basate al di fuori del SEE, quindi il loro trattamento dei vostri dati personali prevedrà il trasferimento di tali dati al di fuori del SEE. Analogamente, nel corso delle consulenze a clienti basati al di fuori del SEE, potremmo dover condividere con loro dati personali attinenti all’oggetto. In questo caso, condivideremo con loro il minimo dei dati necessari allo scopo del trattamento e, dove possibile, condivideremo i dati personali in forma anonimizzata.

Ogni volta che trasferiremo i vostri dati personali al di fuori del SEE, cerchiamo di assicurare un analogo grado di protezione garantendo che almeno uno dei seguenti standard sia applicato:

  • trasferiamo i vostri dati solo verso paesi che la Commissione Europea considera forniscano un livello di protezione adeguato per i dati personali;
  • quando utilizziamo alcuni fornitori di servizi, possiamo usare contratti specifici approvati dalla Commissione Europea, che garantiscono per i dati personali lo stesso grado di protezione che hanno all’interno del SEE;
  • quando utilizziamo fornitori basati negli USA, possiamo trasferire loro i dati solo se sono certificati in base allo EU-US Privacy Shield, che richiede a fornitori certificati di avere e mantenere un livello di protezione simile a quello che si applicherebbe se il trattamento avvenisse nel SEE.

Per maggiori informazioni sui meccanismi specifici che utilizziamo quando trasferiamo i vostri dati personali al di fuori del SEE, vi preghiamo di contattarci all’indirizzo data.protection@linkaters.com.

20. Sicurezza dei dati 

Tenendo conto dello stato dell'arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell'oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, mettiamo in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono:

  • la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali;
  • la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento;
  • la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l'accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico;
  • una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l'efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento.

Assicuriamo che coloro che hanno accesso permanente o regolare ai dati personali, o che sono coinvolti nel trattamento dei dati personali o nello sviluppo di strumenti utilizzati per il trattamento dei dati personali siano formati e informati dei propri diritti e delle proprie responsabilità quando trattano i dati personali.

21. Conservazione dei dati 

Tratterremo e conserveremo i vostri dati personali solo per il tempo necessario a soddisfare gli scopi per i quali li abbiamo raccolti. Questo comprende, per esempio, l’osservanza di qualsiasi vincolo di natura legale, regolamentare, contabile e di comunicazione, per lo svolgimento delle pratiche legali, per la costituzione o la difesa in cause giudiziarie.

Per determinare l'adeguato periodo di conservazione per i dati personali, consideriamo la quantità, la natura e la sensibilità dei dati personali, il potenziale rischio di danno in caso di uso o divulgazione non autorizzati dei vostri dati personali, gli scopi per i quali trattiamo i vostri dati personali e se possiamo ottenere gli stessi scopi attraverso altri mezzi, e quali sono i requisiti legali applicabili.

Per maggiori informazioni sui periodi di conservazione che applichiamo ai vostri dati personali, vi preghiamo di contattarci all’indirizzo data.protection@linkaters.com.

In alcune circostanze, possiamo anonimizzare i vostri dati personali (in modo che non possano più essere associati a voi) per scopi statistici o di ricerca; in tal caso, potremo usare queste informazioni indefinitamente, senza darvene più comunicazione.

22. I vostri diritti

In alcune circostanze, le leggi sulla protezione dei dati vi garantiscono alcuni diritti in relazione ai vostri dati personali. La politica di Linklaters è quella di rispettare i vostri diritti e Linklaters interverrà tempestivamente e in conformità a qualsiasi legge, regola o regolamento relativi al trattamento dei vostri dati personali.

I dettagli dei vostri diritti sono illustrati di seguito:

  • diritto di essere informati su come saranno usati i vostri dati personali – avete il diritto di essere informati su come utilizzeremo e condivideremo i vostri dati personali. Questa spiegazione vi sarà fornita in modo conciso, trasparente, chiaro e in formato facilmente accessibile, scritta in un linguaggio semplice e comprensibile;
  • diritto di accedere ai vostri dati personali – avete il diritto di ottenere conferma del fatto che stiamo trattando i vostri dati personali, accedere ai vostri dati personali e avere informazioni riguardo al modo in cui i vostri dati personali vengono da noi trattati;
  • diritto di far rettificare i vostri dati personali se sono inaccurati – avete il diritto di far rettificare eventuali dati personali incompleti o inaccurati. Se abbiamo comunicato quei dati personali a terzi, se possibile adotteremo le misure ragionevoli per informare delle rettifiche quelle terze parti;
  • diritto alla cancellazione dei dati personali in alcune circostanze – avete il diritto a richiedere che alcuni dei vostri dati personali in nostro possesso siano cancellati. Questo principio è conosciuto anche come diritto all’oblio. Non è un diritto generico in base al quale si può richiedere la cancellazione di tutti i dati personali. Prenderemo in attenta considerazione ogni richiesta, in conformità alle disposizioni di tutte le leggi relative al trattamento dei vostri dati personali;
  • diritto di limitare il trattamento dei vostri dati personali in alcune circostanze – avete il diritto di bloccare il trattamento dei vostri dati personali in alcune circostanze. Questo diritto emerge quando state contestando l’accuratezza dei dati personali, se avete fatto opposizione al trattamento, se il trattamento dei dati personali è illecito e vi opponete alla cancellazione richiedendo la limitazione dell’uso, oppure se i vostri dati personali non sono più richiesti da noi, ma voi richiedete che conserviamo i dati per istituire, esercitare o difendervi in una controversia legale;
  • diritto alla portabilità dei dati – in alcune circostanze, potete richiedere di ricevere copia dei vostri dati personali in un formato elettronico di uso comune. Questo diritto si applica solo ai dati personali che ci avete fornito (per esempio, compilando un modulo o comunicandoci i dati attraverso un sito web). Anche le informazioni su di voi che sono state raccolte monitorando il vostro comportamento saranno soggette al diritto di portabilità dei dati. Il diritto alla portabilità dei dati si applica solo se il trattamento si basa sul vostro consenso o se i dati personali devono essere trattati per l’adempimento a un contratto e il trattamento è eseguito con mezzi automatizzati (cioè, elettronici);
  • diritto di opporvi al trattamento dei dati in alcune circostanze, compreso quando i dati personali sono usati a scopo di marketing – avete il diritto di opporvi al trattamento dei dati da parte nostra se (a) stiamo trattando dati personali sulla base di interessi legittimi o per l’adempimento di un obbligo nell’interesse pubblico (compresa la profilazione), (b) se stiamo usando i dati personali a scopo di marketing diretto, o (c) se le informazioni vengono trattate a fini di ricerca scientifica o storica o ai fini statistici. Sarete informati del vostro diritto di opporvi al momento della raccolta dei dati, e il diritto a opporvi sarà esplicitamente portato alla vostra attenzione, presentato in modo chiaro e separatamente da tutte le altre informazioni; e
  • diritto di non essere soggetti a decisioni automatiche se le decisioni producono un effetto legale o un effetto d’importanza analoga – avete il diritto di non essere soggetti a una decisione basata sul trattamento automatico se la decisione produrrà per voi un effetto legale o un effetto di analoga importanza.

Potete esercitare qualsiasi vostro diritto in qualsiasi momento utilizzando i recapiti indicati nell’Articolo 4. Non dovrete pagare alcun costo per accedere ai vostri dati personali (né per esercitare qualsiasi vostro diritto). Tuttavia, potremo addebitare un costo ragionevole se la vostra richiesta è chiaramente infondata, ripetitiva o eccessiva. In alternativa, potremo rifiutare di adempiere alla vostra richiesta in quelle circostanze.

Potremo dovervi richiedere informazioni specifiche per aiutarci a confermare la vostra identità e assicurarci dei vostri diritti di accedere ai vostri dati personali (o esercitare qualsiasi altro diritto). Si tratta di una misura di sicurezza per garantire che i dati personali non siano divulgati ad altre persone che non hanno il diritto di esserne a conoscenza. Potremmo contattarvi anche per richiedervi ulteriori informazioni riguardo alla vostra richiesta di sollecito.

Cerchiamo di rispondere a tutte le richieste legittime entro un mese solare. Talvolta può capitare che sia necessario più di un mese solare se la vostra richiesta è particolarmente complessa oppure se avete fatto più richieste. In questo caso, ve ne daremo comunicazione e vi terremo aggiornati.