Globale Datenschutzerklärung

Gültig ab 7. Dezember 2020

1. Einleitung

2. Warum der Schutz personenbezogener Daten wichtig ist

3. Zweck dieser Erklärung

4. Wer ist in Bezug auf die verarbeiteten personenbezogenen Daten Verantwortlicher?

5. Beschwerden über unsere Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

6. Änderung der Erklärung oder Ihrer personenbezogenen Daten

7. Personenbezogene Daten, die wir über Sie erheben

8. Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten

9. Vorgehensweise bei der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten

10. Unsere Vorgehensweise bei der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

11. Zwecke und Rechtsgrundlage unserer Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

12. Änderung des Zwecks

13. Unsere Vorgehensweise bei der Nutzung bei Ihnen erhobener personenbezogener Daten anderer Personen

14. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie kein Mandant von uns sind

15. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Recruiting-Aktivitäten

16. Marketing und Ausübung Ihres Rechts auf Abbestellung von Werbematerialien

17. Vermarktung durch Dritte

18. Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten

19. Internationale Datenübermittlungen

20. Datensicherheit

21. Datenspeicherung

22. Ihre gesetzlichen Rechte

A. Anlage 1. Versionsinformationen

 

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung („Erklärung“) gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Linklaters im Zusammenhang mit

  • Leistungen für Mandanten“: Produkte und Dienstleistungen von Linklaters für aktuelle und potenzielle Mandanten;
  • Lieferantenleistungen“: Produkte und Dienstleistungen von Lieferanten oder Dienstleistern, die Linklaters nutzt;
  • Services für Besucher“: Einrichtungen, u. a. Konferenzräume, Netzwerkzugang (z. B. WiFi) sowie sonstige relevante Einrichtungen und Services, die Linklaters Besuchern in den Büros von Linklaters zur Verfügung stellt, und
  • Recruiting-Aktivitäten“: Beschaffung der personenbezogenen Daten von Bewerbern oder sonstigen Personen (durch den Bewerber bzw. die Person selbst oder einen Dritten, z. B. einen Personalvermittler) für eine Position bei Linklaters, die nicht im Rahmen des üblichen Recruiting-Verfahrens von Linklaters erfolgt.
Bezugnahmen in dieser Erklärung auf „Sie“ oder „Ihr“ sind Bezugnahmen auf Personen, deren personenbezogene Daten Linklaters im Zusammenhang mit Leistungen für Mandanten, Lieferantenleistungen oder Services für Besucher verarbeitet. Zur Klarstellung sei Folgendes festgehalten:
 
  • Eine Bezugnahme in dieser Richtlinie auf unsere „Mandanten“ oder „Lieferanten“ schließt jeweils deren Mitarbeiter und sonstiges Personal ein, deren personenbezogene Angaben wir verarbeiten;
  • diese Datenschutzerklärung gilt auch für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen durch Linklaters, bei denen es sich um Transaktionskontrahenten, konkurrierende Bieter oder Prozessparteien in Gerichtsverfahren, an denen aktuelle oder potenzielle Mandanten beteiligt sind, (bzw. deren Mitarbeiter oder sonstiges Personal) handeln könnte, und
  • bei personenbezogenen Daten, die Linklaters für Recruiting-Maßnahmen (direkt oder über Dritte) zur Verfügung gestellt wurden, soll diese Erklärung Sie lediglich darüber informieren, wie wir Ihre personenbezogenen Daten in der Zeit verarbeiten, bis Sie sich auf eine bestimmte Position oder eine Praktikumsstelle bei Linklaters bewerben. Nähere Angaben zur Datenverarbeitung für Recruiting-Aktivitäten sind Ziffer 15 zu entnehmen. Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Recruiting-Zwecke haben, gelangen Sie über data.protection@linklaters.com zu unserer Recruiting-Datenschutzerklärung.
Bezugnahmen in dieser Erklärung auf „Linklaters“, „wir“, „uns“ oder „unser“ sind Bezugnahmen auf Linklaters LLP und die anderen „Linklaters-BCR-Gruppenunternehmen“ (die in der Liste 2 der verbindlichen unternehmensinternen Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules, „BCR“) definiert sind, die auf unserer Website [www.linklaters.com/en/legal-notices/privacy-portal] verfügbar ist). Linklaters LLP ist eine Limited Liability Partnership nach englischem Recht mit Sitz in One Silk Street, London EC2Y 8HQ, England.
2. Warum der Schutz personenbezogener Daten wichtig ist

Wir sind uns bewusst, dass die Verwendung und Offenlegung personenbezogener Daten mit erheblichen Konsequenzen für uns und die Personen, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten, verbunden ist. Die Sozietät ist überwiegend in Ländern tätig, in denen Vorschriften für die Verwendung personenbezogener Daten und Beschränkungen für Datenübermittlungen ins Ausland gelten. Wie unsere BCR belegen, verfolgen wir bei der Datenschutz-Compliance einen globalen Ansatz, damit der ordnungsgemäße Umgang mit personenbezogenen Daten sichergestellt ist. Eine Kopie unserer BCR ist auf unserer Website unter der oben angegebenen Adresse verfügbar. Alternativ können Sie jederzeit eine Kopie unserer BCR unter data.protection@linklaters.com anfordern.

Diese Erklärung kann auf unserer Website [www.linklaters.com/en/legal-notices/privacy-portal] unter der Rubrik „Datenschutz“ heruntergeladen werden. Unter data.protection@linklaters.com können Sie auch jederzeit eine Kopie dieser Erklärung anfordern.

3. Zweck dieser Erklärung

Mit dieser Erklärung möchten wir Sie darüber informieren, wie Linklaters Ihre personenbezogenen Daten erhebt und verarbeitet. Damit Sie in vollem Umfang darüber informiert sind, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen, ist es wichtig, diese Erklärung in Verbindung mit anderen Erklärungen zu lesen, die wir bereitstellen, wenn wir aus bestimmten Gründen Ihre personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten. Diese Erklärung ergänzt die anderen, geht ihnen jedoch nicht vor.

Diese Erklärung ist zwar auf unserer Website verfügbar; es handelt sich dabei jedoch nicht um unsere Website-Datenschutzerklärung oder unsere Cookie-Richtlinie. Unsere Website-Datenschutzerklärung und unsere Cookie-Richtlinie sind auf unserer Website [www.linklaters.com/en/legal-notices/privacy-portal] unter der Rubrik „Datenschutz“ abrufbar.

4. Wer ist in Bezug auf die verarbeiteten personenbezogenen Daten Verantwortlicher?

Ein „Verantwortlicher“ ist eine natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen darüber entscheidet, zu welchen Zwecken und auf welche Weise personenbezogene Daten verarbeitet werden bzw. voraussichtlich verarbeitet werden. Diese Erklärung wird im Namen von Linklaters LLP als Verantwortlichem veröffentlicht. Sofern wir Ihnen nichts anderes mitteilen, ist Linklaters LLP Verantwortlicher für Ihre personenbezogenen Daten.

Der Global Head of Regulatory Compliance überwacht die Einhaltung des Datenschutzes bei Linklaters. Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung haben oder einen Antrag auf Ausübung Ihrer Rechte stellen möchten, wenden Sie sich bitte unter den nachstehenden Kontaktangaben an den Global Head of Regulatory Compliance:

Global Head of Regulatory Compliance
Linklaters LLP, One Silk Street, London EC2Y 8HQ
Email: data.protection@linklaters.com
Telephone: (+44) 20 7456 2000

5. Beschwerden über unsere Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Sie hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns Bedenken oder eine Beschwerde äußern wollen, steht Ihnen dafür unser globales Verfahren bei Datenschutzbeschwerden (Global Data Protection Complaints Procedure) auf unserer Website [www.linklaters.com/en/legal-notices/privacy-portal] unter der Rubrik „Datenschutz“ zur Verfügung. Alternativ zu unserem globalen Verfahren bei Datenschutzbeschwerden haben Sie natürlich die Möglichkeit, sich mit Ihren Bedenken direkt an Ihre lokale Datenschutzbehörde zu wenden. Am besten setzen Sie sich jedoch zunächst mit uns in Verbindung, da wir bestrebt sind, für alle Bedenken oder Beschwerden, die Sie im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Linklaters haben, schnell eine effiziente und zufriedenstellende Lösung zu finden.

6. Änderung der Erklärung oder Ihrer personenbezogenen Daten

Die erste Version dieser Erklärung wurde am 25. Mai 2018 veröffentlicht; wenn diese Erklärung inzwischen geändert wurde, ist das Datum der letzten Aktualisierung mit dem Hinweis „geänderte Fassung vom“ auf dem Deckblatt dieser Erklärung angegeben. Alle früheren Versionen dieser Erklärung können unter data.protection@linklaters.com angefordert werden.

Bitte informieren Sie uns umgehend, wenn sich Ihre personenbezogenen Daten im Laufe der Geschäftsbeziehung ändern, da es wichtig ist, dass Ihre bei uns vorliegenden personenbezogenen Daten stets richtig und aktuell sind. Änderungen Ihrer personenbezogenen Daten teilen Sie bitte Ihrem Relationship Partner oder dem Regulatory Compliance Team unter data.protection@linklaters.com mit.

7. Personenbezogene Daten, die wir über Sie erheben

Zu den personenbezogenen Daten zählen alle Angaben zu einer Person, anhand derer diese Person identifiziert werden kann. Personenbezogene Daten, in denen die Identität entfernt wurde (anonyme Daten), zählen nicht dazu.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten umfassen Angaben über rassische und ethnische Herkunft, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Sexualleben, sexuelle Orientierung, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten sowie genetische und biometrische Daten. Besondere Kategorien personenbezogener Daten erheben wir über Sie nur in begrenzten Fällen. Angaben zu diesen Fällen sind Ziffer 7 (Personenbezogene Daten, die wir über Sie erheben [Anm. d. Übers.: 7 = Besondere Kategorien personenbezogener Daten]) und weitere Angaben sind Ziffer 10 (Unsere Vorgehensweise bei der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten) zu entnehmen.

Informationen über Ihre strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten werden wir nur in begrenzten Fällen erheben, soweit wir aus rechtlichen oder aufsichtsrechtlichen Gründen dazu verpflichtet sind (z. B. wenn dies durch Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäsche vorgeschrieben ist) oder Sie uns diese Informationen zur Verfügung gestellt haben, weil sie für die Erbringung einer unserer Leistungen erforderlich sind.

Wir erheben, nutzen, speichern und übermitteln verschiedene Arten personenbezogener Daten über Sie. Zur Erläuterung, wie diese Arten von Daten von uns genutzt werden, haben wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten zusammengefasst. Diese Begriffe werden in dieser Erklärung durchgängig verwendet:

  • Identitätsdaten“: u. a. Vorname, zweiter Vorname oder weitere Vornamen, Mädchenname, Nachname, Familienstand, Titel, Geburtsdatum, Passnummer, Lichtbild und Geschlecht;
  • Kontaktdaten“: u. a. Rechnungsadresse, Lieferadresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
  • Finanzdaten“: u. a. Bankverbindung und Zahlungskartendaten;
  • Leistungsdaten“: u. a. Angaben zu Zahlungen an Sie bzw. von Ihnen sowie andere Angaben zu Leistungen, die Sie von uns bzw. wir von Ihnen bezogen haben;
  • Profildaten“: u. a. Benutzernamen und Passwörter, getätigte Einkäufe oder Bestellungen, Interessen, Feedback und Antworten bei Umfragen;
  • Nutzungsdaten“: u. a. Informationen über Ihre Nutzung unserer Website, unseres Wissensportals für Mandanten, unserer lokalen Netzwerke (einschließlich WiFi) und ähnlicher elektronischer Dienste. Zusätzliche Informationen über personenbezogene Daten, die wir anhand Ihrer Nutzung unserer Website verarbeiten, sind der Datenschutzerklärung für unsere Website (die auf unserer Website [www.linklaters.com/en/legal-notices/privacy-portal] unter der Rubrik „Datenschutz“ verfügbar ist) zu entnehmen;
  • Technische Daten“: u. a. Daten, die erhoben werden, wenn Sie auf unsere Website oder unser Wissensportal für Mandanten zugreifen, Ihre Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse), Ihre Anmeldedaten, Browsertyp und -version, Zeitzoneneinstellung und -standort, Browser-Plug-in-Typen und -Versionen, Betriebssystem und Plattform sowie andere Technologien auf den von Ihnen verwendeten Geräten;
  • Werbe- und Kommunikationsdaten“: u. a. Präferenzen bei Werbe- und Kommunikationseinstellungen. Wir verfolgen auch, wann Sie Werbemitteilungen von uns erhalten und lesen und welche unserer Veranstaltungen Sie besuchen, welche Informationen von uns genutzt werden, damit Sie bessere Marketingdienstleistungen, relevantere Informationen und bessere Werbematerialien erhalten. Die von uns übermittelten Werbemitteilungen enthalten zusätzliche Informationen über die von uns im Rahmen des Marketings verarbeiteten personenbezogenen Daten;
  • Berufsbezogene Informationen“: u. a. Berufsbezeichnung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adressen;
  • Daten zum beruflichen Werdegang“: u. a. frühere Positionen und Berufserfahrung;
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten“: u. a. die vorstehend in Ziffer 7 aufgeführten personenbezogenen Daten, die wir in begrenzten Fällen verarbeiten, z. B. soweit wir aus rechtlichen oder aufsichtsrechtlichen Gründen dazu verpflichtet sind oder Sie uns die Angaben zur Verfügung gestellt haben, weil sie erforderlich sind, damit wir eine bestimmte Leistung für Sie erbringen können. Wir werden diese personenbezogenen Daten aus den folgenden Gründen verarbeiten:

(i) Beispielsweise aus rechtlichen bzw. aufsichtsrechtlichen Gründen müssen wir möglicherweise überprüfen, ob Sie eine politisch exponierte Person sind;

(ii) für Ihre Betreuung in einem arbeitsrechtlichen Fall müssen wir möglicherweise über Ihre Gewerkschaftszugehörigkeit informiert sein oder

(iii) wir müssen uns möglicherweise nach Ihren Ernährungsgewohnheiten erkundigen, um Sie mit Speisen und Getränken versorgen zu können.

  • Videoüberwachungsdaten“: u. a. Videoaufzeichnungen und andere elektronisch erhaltene Informationen, z. B. Aufzeichnungen von Magnetstreifenkarten.

Unsere Leistungen richten sich nicht an Kinder und sind auch nicht für Kinder bestimmt. Allerdings verarbeiten wir möglicherweise personenbezogene Daten von Kindern, wenn wir in bestimmten privaten Angelegenheiten beratend für Sie tätig sind (z. B. Beratung zu Erbschaftsteuern). Solche personenbezogenen Daten verarbeiten wir nur, wenn dies aufgrund der zu erbringenden spezifischen Leistungen für Mandanten erforderlich ist. In solchen Fällen handeln wir im Namen eines Elternteils oder Vormunds. Bei Unklarheiten hinsichtlich der spezifischen Leistung für Mandanten, für die wir personenbezogene Daten von Kindern benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Relationship Partner, der Ihnen dies näher erläutern kann.

8. Nichtbereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten

Wenn wir personenbezogene Daten aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z. B. im Zusammenhang mit der Verhinderung von Geldwäsche oder anderen Verfahren zur Feststellung der Kundenidentität („Know your customer“)) oder im Rahmen eines mit Ihnen abgeschlossenen Vertrags erheben müssen und Sie die personenbezogenen Daten nicht auf Anfrage zur Verfügung stellen, ist uns die Erfüllung des Vertrags, den wir mit Ihnen abgeschlossen haben oder abzuschließen versuchen (z. B. um Leistungen für Sie zu erbringen), eventuell nicht möglich. In diesem Fall kann es sein, dass wir die Erbringung oder Entgegennahme der entsprechenden Leistungen ablehnen müssen; sollte das der Fall sein, werden wir Sie jedoch zum Zeitpunkt der Erhebung der personenbezogenen Daten in Kenntnis setzen.

9. Vorgehensweise bei der Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten

Zur Erhebung personenbezogener Daten von Ihnen und über Sie nutzen wir verschiedene Verfahren, unter anderem die folgenden Kanäle.

Direkte Interaktion: Wir erhalten von Ihnen personenbezogene Daten, wenn Sie direkt mit uns interagieren. Zu diesen personenbezogenen Daten zählen Identitätsdaten, Kontaktdaten, Finanzdaten, Leistungsdaten, Profildaten, Nutzungsdaten, technische Daten, Werbe- und Kommunikationsdaten, berufsbezogene Informationen, und/oder Daten zum beruflichen Werdegang, die uns (i) wenn Sie Formulare auf unserer Website oder unserem Wissensportal für Mandanten ausgefüllt haben, (ii) über andere elektronische Plattformen, die wir anbieten oder deren Nutzung wir mit Ihnen vereinbart haben, (iii) durch Ihre Korrespondenz mit uns (per E-Mail oder Post), (iv) im Rahmen von Treffen oder Telefongesprächen oder (v) bei Besuchen in unseren Büros jeweils von Ihnen übermittelt werden.

Eine direkte Interaktion findet z. B. statt, wenn Sie

sich über unsere Leistungen für Mandanten erkundigen oder diese konkret in Anspruch nehmen möchten (z. B. wenn Sie sich bei unserem Wissensportal für Mandanten registrieren);

Ihre Lieferantenleistungen an uns vermarkten oder für uns erbringen; 

  • uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellen, die für eine bestimmte Leistung für Mandanten, die wir für Sie erbringen, oder für unsere Prozesse zur Feststellung der Kundenidentität („Know your customer“) und für andere Hintergrundprüfungen erforderlich sind. In bestimmten begrenzten Fällen, z. B. um Vorschriften zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismus einhalten zu können, erheben wir diese Daten eventuell auch über Lieferanten;
  • uns Ihre Visitenkarte bei einer Veranstaltung oder einem Treffen geben bzw. wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten auf eine andere Weise persönlich zukommen lassen (z. B. indem Sie Ihre Kontaktangaben an der Rezeption eines unserer Büros oder bei unserer Telefonzentrale hinterlassen);
  • uns Ihre personenbezogenen Daten über eine elektronische Plattform übermitteln, die wir bereitstellen oder deren Nutzung wir mit Ihnen im Zusammenhang mit unseren Leistungen für Mandanten (z. B. ein von Ihnen gewünschtes E-Billing-System) oder im Zusammenhang mit Ihren Lieferantenleistungen (z. B. eine elektronische Plattform, die Sie uns zur Verfügung stellen) vereinbart haben;
  • unsere Publikationen abonnieren oder anderweitig Werbung von uns erhalten möchten;
  • an unseren Marketing-, Recruiting- oder anderen Werbeveranstaltungen teilnehmen;
  • an unseren Mandantenseminaren und ähnlichen Veranstaltungen teilnehmen oder
  • uns ein Feedback geben (zum Beispiel durch Ausfüllen einer Umfrage).

Website, Cookies und Werbung: Wir erhalten von Ihnen personenbezogene Daten, zu denen Profildaten, Nutzungsdaten, technische Daten, berufsbezogene Informationen und/oder Werbe- und Kommunikationsdaten zählen, wenn Sie unsere Website oder unser Wissensportal für Mandanten nutzen oder von uns übermittelte Publikationen oder Werbung durchsehen. Weitere Informationen über die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten auf unserer Website sind der Datenschutzerklärung für unsere Website (die auf unserer Website [www.linklaters.com/en/legal-notices/privacy-portal] unter der Rubrik „Datenschutz“ verfügbar ist) zu entnehmen.

Daten aus Drittquellen: Wir erhalten von Dritten Identitätsdaten, Kontaktdaten, Finanzdaten, berufsbezogene Informationen und besondere Kategorien personenbezogener Daten über Sie, wenn wir

  • Leistungen für Mandanten erbringen oder wenn uns andere Parteien Ihre personenbezogenen Daten übermitteln, damit die Erbringung dieser Leistungen möglich ist;
  • Verfahren zur Feststellung der Kundenidentität („Know your customer“) und andere Hintergrundprüfungen durchführen;
  • über einen Dritten auf personenbezogene Daten von Ihnen, die Sie ihm zu diesem Zweck zur Verfügung gestellt haben, zugreifen, z. B. kann es sein, dass uns Personalvermittler und Berater Ihre personenbezogenen Daten für Recruiting-Aktivitäten zur Verfügung stellen; und
  • mit Regierungs- oder Aufsichtsbehörden oder anderen Behörden (z. B. der Steuer- und Zollbehörde des Vereinigten Königreichs (HM Revenue and Customs)) in Bezug auf Sie oder in Ihrem Auftrag in Kontakt stehen.

Öffentlich zugängliche Quellen. Wir erheben Identitätsdaten, Kontaktdaten, Finanzdaten, berufsbezogene Informationen, Daten zum beruflichen Werdegang aus öffentlich zugänglichen Quellen, u. a. auch aus

  • öffentlichen Registern natürlicher Personen (z. B. Wählerverzeichnissen);
  • öffentlichen Registern von Unternehmen, gemeinnützigen Einrichtungen, Kanzleien, Wirtschaftsprüfern, Teilnehmern an Wertpapier- oder Warenbörsen, Unternehmen auf Gegenseitigkeit und sonstigen Unternehmen (z. B. Companies House im Vereinigten Königreich);
  • öffentlichen Registern sanktionierter natürlicher oder juristischer Personen (z. B. des Finanzministeriums des Vereinigten Königreichs (HM Treasury) oder des Office of Foreign Assets Control des Finanzministeriums der Vereinigten Staaten (United States Department of the Treasury)) und
  • anderen öffentlichen Quellen, einschließlich aller im Internet zugänglichen Dienste, die Sie zum beruflichen Networking nutzen, zum Beispiel Linked-In.
10. Unsere Vorgehensweise bei der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Verarbeiten (d. h. nutzen) werden wir Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn dies gesetzlich zulässig ist, d. h. wenn wir eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung haben. Weitere Informationen über die Rechtsgrundlagen, auf die wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen, sind Ziffer 11 (Zwecke und Rechtsgrundlage unserer Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten) zu entnehmen.

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten in den folgenden Fällen:

  • Erfüllung eines Vertrags“: wenn wir einen Vertrag erfüllen müssen, den wir mit Ihnen als Partei gerade abschließen oder bereits abgeschlossen haben, oder um auf Ihren Wunsch hin Maßnahmen vor Abschluss eines solchen Vertrags zu ergreifen;
  • Rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung“: wenn wir einer rechtlichen oder aufsichtsrechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen, nachkommen müssen;
  • Berechtigte Interessen“: in Fällen, in denen dies zur Wahrung unserer Interessen (oder derjenigen eines Dritten) erforderlich ist, soweit Ihre Grundrechte diesen Interessen nicht vorgehen. Dies kann zum Beispiel bedeuten, dass es in unserem Interesse liegt, zu überwachen, wie Sie Mandantenportale oder den Zugang zu Systemen nutzen, um sicherzustellen, dass die Sicherheit dieser Portale oder Systeme gewahrt bleibt. Wir stellen sicher, dass wir alle möglichen (sowohl positiven als auch negativen) Auswirkungen auf Sie und Ihre Rechte berücksichtigen und abwägen, bevor wir Ihre personenbezogenen Daten in unserem berechtigten Interesse verarbeiten; und
  • Einwilligung und ausdrückliche Einwilligung“: wenn Sie Ihre Einwilligung oder ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegeben haben.

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für Aktivitäten, bei denen die Auswirkungen auf Sie unsere Interessen überwiegen (es sei denn, wir haben Ihre Einwilligung oder dies ist aus einem anderen Grund gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig). Weitere Informationen darüber, wie wir bei bestimmten Aktivitäten unsere berechtigten Interessen gegen mögliche Auswirkungen auf Sie abwägen, können Sie unter data.protection@linklaters.com anfordern.

Mit begrenzten Ausnahmen (z. B. bei einigen unserer elektronischen Werbematerialien) ist Einwilligung nicht die rechtliche Grundlage, auf die sich unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Allgemeinen stützt. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zum elektronischen Marketing jederzeit zu widerrufen, indem Sie den in diesen Werbematerialien enthaltenen Anweisungen zur Abbestellung folgen oder sich unter marketing.database@linklaters.com an uns wenden. Weitere Informationen darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken nutzen und welche Rechte Sie haben, sind Ziffer 16 (Marketing und Ausübung Ihres Rechts auf Abbestellung von Werbematerialien) zu entnehmen.

11. Zwecke und Rechtsgrundlage unserer Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Im Folgenden beschreiben wir in tabellarischer Form unsere Vorgehensweise bei der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Rechtsgrundlagen, auf die wir uns dabei stützen. Gegebenenfalls haben wir dabei auch unsere berechtigten Interessen an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgezeigt. 

Je nach dem konkreten Zweck, für den wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen, kann es dabei mehr als eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten geben. Sofern in der nachstehenden Tabelle mehr als ein Grund angegeben ist und Sie Angaben zu der konkreten Rechtsgrundlage benötigen, auf die wir uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen, setzen Sie sich bitte unter data.protection@linklaters.com mit uns in Verbindung.

  • Bei unseren Leistungen für Mandanten oder Services für Besucher:
Zweck und/oder Aktivität  Art der Daten  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Bei (aktuellen oder potenziellen) Mandanten von uns oder Personen, die Transaktions-kontrahenten oder konkurrierende Bieter eines (aktuellen oder potenziellen) Mandanten von uns oder Prozessparteien in einem Gerichtsverfahren sein könnten, an dem ein (aktueller oder potenzieller) Mandant von uns beteiligt ist, zur Überprüfung, ob ein Interessenkonflikt vorläge, wenn wir für diesen Mandanten tätig würden.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Finanzdaten
  • Leistungsdaten
  • Berufsbezogene Informationen
  • Daten zum beruflichen Werdegang
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten
  • Erfüllung eines Vertrags
  • Rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung
  • Berechtigte Interessen: Sicherstellung, dass wir (und alle anderen Betroffenen) jeden Interessenkonflikt verstehen, der sich für uns in einem Mandat ergeben könnte
     
Damit wir bei Ihnen die Annahme als Mandant bzw. die Neuanlage eines Mandats vornehmen können, also u. a. Verfahren zur Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismus, Betrug und entsprechende andere Hintergrundprüfungen bzw. eine Sanktionsprüfung durchführen können.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Finanzdaten 
  • Leistungsdaten 
  • Berufsbezogene Informationen
  • Daten zum beruflichen Werdegang
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten
  • Erfüllung eines Vertrags
  • Rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung
  • Berechtigte Interessen: Sicherstellung, dass wir es nicht mit Erlösen aus kriminellen Aktivitäten zu tun haben oder an sonstigen rechtswidrigen oder betrügerischen Aktivitäten (z. B. Terrorismus) mitwirken
  • Öffentliches Interesse
Bei Transaktions-kontrahenten, konkurrierenden Bietern und Prozessparteien in einem Gerichtsverfahren, an dem ein (aktueller oder potenzieller) Mandant von uns beteiligt ist, zur Durchführung von Verfahren zur Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismus, Betrug und entsprechender anderer Hintergrundprüfungen bzw. einer Sanktionsprüfung.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Finanzdaten 
  • Leistungsdaten
  • Berufsbezogene Informationen
  • Daten zum beruflichen Werdegang
  • Besondere Kategorien personenbezogener Daten
  • Erfüllung eines Vertrags
  • Rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung
  • Berechtigte Interessen: Sicherstellung, dass wir es nicht mit Erlösen aus kriminellen Aktivitäten zu tun haben oder an sonstigen rechtswidrigen oder betrügerischen Aktivitäten (z. B. Terrorismus) mitwirken
  • Öffentliches Interesse
Damit Sie unsere Leistungen für Mandanten und Services für Besucher in Anspruch nehmen können, was (u. a.) das Angebot von Leistungen für Mandanten, Technologielösungen, den Zugang zu unserer Website, unserem Wissensportal für Mandanten und zu Konferenzeinrichtungen einschließt.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Finanzdaten
  • Leistungsdaten
  • Profildaten
  • Nutzungsdaten
  • Technische Daten 
  • Werbe- und Kommunikationsdaten
  • Berufsbezogene Informationen
  • Erfüllung eines Vertrags
  • Rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung
  • Berechtigte Interessen: Sicherstellung, dass Sie die besten Leistungen für Mandanten und Services für Besucher erhalten, die wir Ihnen anbieten können, sowie Sicherstellung einer umgehenden Zahlung aller Gebühren, Kosten und Verbindlichkeiten im Zusammenhang mit unseren Leistungen
 
Zur Verwaltung von Zahlungen, Gebühren und Kosten sowie zur Beitreibung bzw. Wiedererlangung uns geschuldeter Beträge.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Finanzdaten
  • Berufsbezogene Informationen
 
  • Erfüllung eines Vertrags
  • Berechtigte Interessen: Sicherstellung, dass uns die Verwaltung von Zahlungen, Gebühren und Kosten sowie die Beitreibung bzw. Wiedererlangung uns geschuldeter Beträge möglich ist
Zur Überprüfung aller Finanzierungsquellen und der Herkunft aller Mittel bei einem Mandat, in dem wir tätig sind.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Finanzdaten
  • Berufsbezogene Informationen
  • Daten zum beruflichen Werdegang
  • Erfüllung eines Vertrags
  • Rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung
  • Öffentliche Interessen
 
Zum Management der Geschäftsbeziehung zu Ihnen, wozu auch die Benachrichtigung über Änderungen unserer Geschäftsbedingungen oder dieser Erklärung gehört
  •  Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Profildaten
  • Werbe- und Kommunikationsdaten
  • Berufsbezogene Informationen
  • Erfüllung eines Vertrags
  • Rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung
  • Berechtigte Interessen: Sicherstellung, dass wir Sie über Änderungen unserer Geschäftsbedingungen oder dieser Erklärung benachrichtigen können
Zur Kommunikation mit Regierungs- oder Aufsichtsbehörden oder anderen Behörden über Sie.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Finanzdaten
  • Leistungsdaten
  • Berufsbezogene Informationen
  • Erfüllung eines Vertrags
  • Rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung
  • Öffentliches Interesse 
Zur Führung und zum Schutz unseres Geschäfts, einschließlich Verbesserung der Datensicherheit, Beseitigung von Fehlern bei Daten und Systemen, Systemwartung und 
-prüfung, Daten-Hosting, Verwaltung unserer Büroräume und sonstigen Einrichtungen.
 
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Profildaten
  • Nutzungsdaten
  • Technische Daten
  • Werbe- und Kommunikationsdaten
  • Berufsbezogene Informationen
  • Rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung
  • Berechtigte Interessen: Gewährleistung eines effizienten und sicheren Geschäftsbetriebs, u. a. durch Büro- und Einrichtungsverwaltung, Aufrechterhaltung von IT-Services, Netzwerk- und Datensicherheit, Betrugsprävention und Verbesserung oder Reorganisation unserer Infrastruktur oder der Linklaters-Gruppe
Damit wir Sie zu Marketing- und anderen Werbeveranstaltungen, Mandantenseminaren oder ähnlichen Veranstaltungen einladen und Ihre Teilnahme daran verwalten können.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Profildaten
  • Nutzungsdaten
  • Technische Daten 
  • Werbe- und Kommunikationsdaten
  • Berufsbezogene Informationen
  • Daten zum beruflichen Werdegang
  • Berechtigte Interessen: Sicherstellung, dass unsere Mandantenunterlagen auf dem neuesten Stand sind, Bewerbung unserer Leistungen für Mandanten und Services für Besucher, Entgegennahme von Feedback, Verbesserung unserer Leistungen und Ermittlung von Möglichkeiten zum Ausbau unseres Geschäfts
Zur Übersendung von Werbematerialien (einschließlich Werbemitteilungen in Papierform und elektronischer Form) an Sie oder zur Kontaktaufnahme mit Ihnen auf anderem Wege, um Ihnen unsere Leistungen für Mandanten und Services für Besucher anzubieten.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Profildaten
  • Nutzungsdaten
  • Technische Daten
  • Werbe- und Kommunikationsdaten
  • Berufsbezogene Informationen
  • Daten zum beruflichen Werdegang
  • Berechtigte Interessen: Bewerbung unserer Leistungen für Mandanten und Services für Besucher, Ermittlung von Möglichkeiten zum Ausbau unseres Geschäfts
Damit wir Sie (z. B. in einer Umfrage) um Feedback zu unseren Leistungen für Mandanten und Services für Besucher bitten und das erhaltene Feedback verwalten und überprüfen können und auch darauf reagieren können.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Profildaten
  • Werbe- und Kommunikationsdaten
  • Berufsbezogene Informationen
  • Berechtigte Interessen: Überprüfung, wie Mandanten unsere Leistungen für Mandanten und Services für Besucher nutzen und was sie von ihnen halten, Verbesserung dieser Leistungen und Services und Ermittlung von Möglichkeiten zum Ausbau unseres Geschäfts
  • Bei Lieferantenleistungen
 Zweck und/oder Aktivität  Art der Daten  Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung
Zur Überprüfung, ob im Falle Ihrer Tätigkeit als Lieferant für uns ein Interessenkonflikt vorläge.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung
  • Berechtigte Interessen: Sicherstellung, dass wir (und alle anderen Betroffenen) jeden Interessenkonflikt verstehen, der sich für uns in einem Mandat ergeben könnte
Damit wir Sie in den Kreis unserer Lieferanten aufnehmen können, also u. a. Verfahren zur Verhinderung von Geldwäsche, Terrorismus, Betrug und entsprechende andere Hintergrundprüfungen bzw. eine Sanktionsprüfung durchführen können.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Finanzdaten 
  • Leistungsdaten 
  • Berufsbezogene Informationen
  • Erfüllung eines Vertrags
  • Rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung
  • Berechtigte Interessen: Sicherstellung, dass wir es nicht mit Erlösen aus kriminellen Aktivitäten zu tun haben oder an sonstigen rechtswidrigen oder betrügerischen Aktivitäten (z. B. Terrorismus) mitwirken.
  • Öffentliches Interesse
Zur Verwaltung von Zahlungen, Gebühren und Kosten sowie zur Beitreibung bzw. Wiedererlangung uns geschuldeter Beträge.
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Finanzdaten
  • Berufsbezogene Informationen
  • Erfüllung eines Vertrags
  • Berechtigte Interessen: Sicherstellung, dass uns die Verwaltung von Zahlungen, Gebühren und Kosten sowie die Beitreibung bzw. Wiedererlangung uns geschuldeter Beträge möglich ist
Soweit wir Ihnen Zugang zu unseren Systemen bieten, zur Führung und zum Schutz unseres Geschäfts, einschließlich Verbesserung der Datensicherheit, Beseitigung von Fehlern bei Daten und Systemen, Systemwartung und 
-prüfung sowie Daten-Hosting. 
  • Identitätsdaten
  • Kontaktdaten
  • Profildaten
  • Nutzungsdaten
  • Technische Daten
  • Rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verpflichtung
  • Berechtigte Interessen: Gewährleistung eines effizienten und sicheren Geschäftsbetriebs, u. a. durch die Aufrechterhaltung von IT-Services, Netzwerk- und Datensicherheit

Videoüberwachungsdaten werden für folgende Zwecke genutzt: Aufdeckung und Prävention von Straftaten; Aufdeckung und Prävention von Sicherheitsvorfällen; Aufdeckung und Prävention von unbefugtem Zugang zu Räumen bzw. gesperrten Bereichen von Linklaters; Aufdeckung und Prävention von grobem Fehlverhalten; Unterstützung von Schutz- und Sicherheitsmaßnahmen sowie internen Untersuchungen; Unterstützung strafrechtlicher Ermittlungen und zur Überprüfung von Sicherheitsvorfällen, einschließlich Sicherheitstrainingsübungen. In seltenen Fällen kann verdeckte Videoüberwachung zu diesen Zwecken eingesetzt werden. Die Verarbeitung von Videoüberwachungsdaten zu den vorgenannten Zwecke ist zur Wahrung der berechtigten Interessen von Linklaters erforderlich.

12. Änderung des Zwecks

Ihre personenbezogenen Daten werden wir ausschließlich für die Zwecke nutzen, für die wir sie erhoben haben, wie in Ziffer 10 (Unsere Vorgehensweise bei der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten) und Ziffer 11 (Zwecke und Rechtsgrundlage unserer Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten) im Einzelnen beschrieben, es sei denn, wir sind nach vernünftigem Ermessen der Ansicht, dass wir sie aus einem anderen Grund nutzen müssen und dass dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Unter data.protection@linklaters.com können Sie eine Erläuterung anfordern, inwieweit die Verarbeitung für den neuen Zweck mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen damit nicht zusammenhängenden Zweck nutzen müssen, werden wir Sie benachrichtigen und Ihnen die Rechtsgrundlage erläutern, die uns dies gestattet.

Wir weisen darauf hin, dass wir Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihr Wissen und ohne Ihre Einwilligung in Übereinstimmung mit den vorstehenden Bestimmungen verarbeiten können, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist.

13. Unsere Vorgehensweise bei der Nutzung bei Ihnen erhobener personenbezogener Daten anderer Personen

In bestimmten Fällen kann es vorkommen, dass Sie uns im Rahmen unserer Leistungen für Mandanten personenbezogene Daten von Personen zur Verfügung stellen, die sich unserer Beteiligung oder unserer Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten nicht bewusst sind (z. B. personenbezogene Daten von Mitarbeitern des Zielunternehmens bei einer Unternehmensübernahme, bei der Sie der Erwerber sind). In solchen Situationen werden wir wahrscheinlich keinen direkten Kontakt zu Personen haben, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten, oder es ist möglicherweise aus anderen Gründen (z. B. zur Wahrung der Vertraulichkeit) nicht angebracht, dass wir ihnen eine Datenschutzerklärung zukommen lassen, in der wir unsere Vorgehensweise bei der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten darlegen. Bevor Sie solche personenbezogenen Daten an uns weitergeben, müssen Sie daher sicherstellen, dass die betreffenden Personen alle erforderlichen Datenschutzerklärungen im Zusammenhang mit der Erbringung unserer Leistungen für Mandanten erhalten haben

14. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie kein Mandant von uns sind

Wenn Sie kein Mandant von uns sind, kann es sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten müssen, um Mandanten von uns Leistungen für Mandanten, u. a. Rechtsberatung, anbieten zu können. Die personenbezogenen Daten können uns im Laufe des Mandats zur Verfügung gestellt werden, z. B. uns im Rahmen eines Disclosure-Verfahrens oder von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden. Wenn dies der Fall ist, werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise in Gerichtsverfahren im Auftrag unseres Mandanten verwendet.

In diesen Fällen werden wir Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen verarbeiten:

  • Da dies unseren berechtigten Interessen, den berechtigten Interessen unseres Mandanten oder denjenigen eines anderen Dritten entspricht und/oder
  • weil wir die personenbezogenen Daten möglicherweise verarbeiten müssen, um unseren rechtlichen oder aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn Sie Fragen dazu haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenden Sie sich bitte an data.protection@linklaters.com oder verwenden Sie die Kontaktangaben aus Ziffer 4.

15. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Recruiting-Aktivitäten

Werden Ihre personenbezogenen Daten für Recruiting-Aktivitäten an uns weitergeleitet, so werden wir diese ausschließlich zur Kontaktaufnahme mit Ihnen im Rahmen des Recruiting-Prozesses sowie anderer Gelegenheiten, nach denen Sie gefragt haben, nutzen. Wenn Sie sich für eine Stelle bei Linklaters bewerben, z. B. auf eine bestimmte Position oder für ein Praxisprogramm, werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß unserer Recruiting-Datenschutzerklärung verarbeitet, die Sie unter data.protection@linklaters.com anfordern können.

16. Marketing und Ausübung Ihres Rechts auf Abbestellung von Werbematerialien

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht für die Übersendung von Werbematerialien an Sie nutzen, wenn Sie uns aufgefordert haben, davon abzusehen. Wenn Sie uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Marketingzwecke einzustellen, werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diese Zwecke einstellen.

Für eine solche Aufforderung an uns nutzen Sie am besten die Formulare und Links, die dafür in den von uns übersandten Werbematerialien vorgesehen sind, oder wenden Sie sich an unser Marketingteam unter marketing.database@linklaters.com. Sie können solche Aufforderungen alternativ an Ihre übliche Kontaktperson in der Sozietät oder den Global Head of Regulatory Compliance richten (unter Verwendung der in Ziffer 4 angegebenen Kontaktangaben). Eine solche Aufforderung ist in jedem Fall jederzeit kostenlos möglich.

17. Vermarktung durch Dritte

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht zu Marketingzwecken an Unternehmen außerhalb von Linklaters weiter.  

18. Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten

Es kann sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die wir sie wie in Ziffer 10 (Unsere Vorgehensweise bei der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten) und Ziffer 11 (Zwecke und Rechtsgrundlage unserer Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten) beschrieben erhoben haben, an die nachstehenden Einrichtungen bzw. Personen weitergeben müssen.

  • Innerhalb von Linklaters werden Ihre personenbezogenen Daten zwischen den Linklaters-BCR-Gruppenunternehmen (die in der Liste 2 unserer BCR aufgeführt werden, die auf unserer Website unter [www.linklaters.com/en/legal-notices/data-protection-standards] verfügbar ist) weitergegeben. Als international tätige Sozietät geben wir Ihre personenbezogenen Daten sozietätsweit weiter, damit ein effizienter Betrieb (z. B. durch die kostengünstigste Nutzung unserer Shared Services) und die Einhaltung höchster Qualitätsanforderungen bei der Erbringung von Leistungen für Mandanten sichergestellt sind. Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt gemäß unseren BCR.
  • In Fällen, in denen dies erforderlich ist, werden wir (vorbehaltlich unserer berufsständischen Pflichten und mit Ihnen eingegangener Geschäftsbedingungen) Ihre personenbezogenen Daten gegenüber den folgenden Empfängern offenlegen:

(i) Personen oder Einrichtungen, in deren Fall zuständige Gerichte oder Regierungs-, Steuer- oder sonstige Aufsichtsbehörden, Vollstreckungsbehörden oder vergleichbare Stellen (z. B. die Solicitors Regulation Authority oder die Law Society im Vereinigten Königreich) eine solche Offenlegung vorschreiben oder verlangen;

(ii) unseren professionellen Beratern oder Consultants, darunter Rechtsanwälte, Banker, Wirtschaftsprüfer, Buchhalter und Versicherer, die für uns Beratungs-, Rechts-, Bank-, Prüfungs-, Buchhaltungs- oder Versicherungsdienstleistungen erbringen;

(iii) Finanzinstituten, die uns Finanzmittel zur Verfügung stellen;

(iv) Dienstleistern, die IT- und Systemverwaltungsdienste für uns erbringen, und

(v) externen Prüfern, die möglicherweise unabhängige Prüfungen Ihrer Akte im Rahmen unserer Akkreditierungen vornehmen.

  • Auf Ihren Wunsch können wir in Zusammenhang mit den von uns erbrachten Leistungen für Mandanten oder Services für Besucher oder den von Ihnen erbrachten Lieferantenleistungen Ihre personenbezogenen Daten weisungsgemäß gegenüber anderen Personen oder Einrichtungen offenlegen (wenn wir beispielsweise in einem Verfahren für Sie tätig sind, werden wir im Hinblick auf unsere Beratung Ihre personenbezogenen Daten an zugelassene britische Rechtsanwälte (Barristers), externe Anwälte bzw. Berater weitergeben).
  • Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Personen oder Einrichtungen außerhalb von Linklaters weitergeben, die möglicherweise im Wege der Veräußerung oder Übertragung Unternehmensteile oder Vermögenswerte von uns erhalten. Alternativ kann es auch sein, dass wir den Erwerb anderer Unternehmen oder einen Zusammenschluss mit ihnen anstreben. Wenn in Bezug auf unser Unternehmen eine Veränderung eintritt, kann derjenige Unternehmensteil, der Gegenstand der Veräußerung bzw. des Erwerbs bzw. das zusammengeschlossene Unternehmen ist, Ihre personenbezogenen Daten in der in dieser Erklärung dargelegten Weise nutzen. Wir werden unsere BCR gegebenenfalls anpassen, um solchen Änderungen bei Linklaters-BCR-Gruppenunternehmen Rechnung zu tragen.
  • Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Personen oder Einrichtungen außerhalb von Linklaters weitergeben, um Feedback oder Referenzen in Bezug auf für Sie erbrachte Leistungen für Mandanten einzuholen. Beispielsweise können wir Ihre Firmenkontaktangaben an internationale Handbücher weitergeben, um eine Referenz in Bezug auf für Sie erbrachte Leistungen für Mandanten zu erhalten. Gegebenenfalls werden wir uns bei Ihnen erkundigen, ob Sie bereit sind, zu diesem Zweck kontaktiert zu werden.

Von allen Personen oder Einrichtungen, gegenüber denen wir personenbezogene Daten gemäß dieser Ziffer 18 offenlegen, verlangen wir, dass sie die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten wahren und im Umgang damit die einschlägigen Gesetze und Vorschriften befolgen. Wir gestatten den Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten nicht deren Nutzung für eigene Zwecke und die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gestatten wir ihnen lediglich für festgelegte Zwecke und entsprechend unseren Anweisungen.

19. Internationale Datenübermittlungen

Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten innerhalb Linklaters LLP ist auch mit einer Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) verbunden. Die Weitergabe der personenbezogenen Daten erfolgt nach Maßgabe unserer BCR, nach denen alle Linklaters-Unternehmen bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die gleichen Vorschriften befolgen müssen. Eine Kopie unserer BCR ist auf unserer Website unter data.protection@linklaters.com verfügbar. Alternativ können Sie eine Kopie unserer BCR jederzeit unter data.protection@linklaters.com anfordern.

In einigen Fällen sind die von uns mit der Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Auftrag betrauten Parteien außerhalb des EWR ansässig, sodass mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Übermittlung dieser Daten außerhalb des EWR verbunden ist. Genauso ist es möglich, dass wir im Rahmen der Beratung von außerhalb des EWR ansässigen Mandanten verpflichtet sind, mandatsrelevante personenbezogene Daten an diese weiterzugeben. In diesem Fall werden wir nur die für den Zweck der Verarbeitung erforderliche Mindestmenge an personenbezogenen Daten weitergeben; soweit dies möglich ist, erfolgt dabei die Weitergabe der personenbezogenen Daten in anonymisierter Form.

Wir stellen bei der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten aus dem EWR jedes Mal ein vergleichbares Schutzniveau für diese Daten sicher, indem wir dafür sorgen, dass mindestens eine der folgenden Schutzmaßnahmen umgesetzt wird:

  • Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur in Länder übermitteln, die nach Ansicht der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten bieten;
  • wenn wir bestimmte Dienstleister einsetzen, können wir dabei spezielle, von der Europäischen Kommission genehmigte Verträge verwenden, sodass den personenbezogenen Daten das gleiche Schutzniveau zuteil wird wie innerhalb des EWR.

Weitere Informationen über das von uns bei der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten aus dem EWR eingesetzte spezifische Verfahren können Sie unter data.protection@linkaters.com anfordern.

20. Datensicherheit

Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen treffen wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko der Verarbeitung angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten; diese Maßnahmen schließen u. a. Folgendes ein: 

  • die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten;
  • die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen;
  • die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen, und
  • ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.

Wir stellen sicher, dass Personen, die ständigen oder regelmäßigen Zugang zu personenbezogenen Daten haben oder an der Verarbeitung personenbezogener Daten oder der Entwicklung von Tools zur Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt sind, entsprechend geschult und über ihre Rechte und Pflichten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten unterrichtet werden.

21. Datenspeicherung

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange speichern, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich ist. Zu diesen Zwecken zählen z. B. die Erfüllung rechtlicher, aufsichtsrechtlicher und buchhalterischer Vorschriften sowie von Berichtspflichten, die Ausübung anwaltlicher Tätigkeit im Hinblick auf die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bei der Bestimmung der angemessenen Speicherfrist für personenbezogene Daten berücksichtigen wir Umfang, Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten, das potenzielle Schadensrisiko durch unbefugte Nutzung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten, die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können, sowie die einschlägigen rechtlichen Vorschriften.

Weitere Informationen über unsere Speicherfristen für Ihre personenbezogenen Daten können Sie unter data.protection@linkaters.com anfordern.

In einigen Fällen anonymisieren wir möglicherweise Ihre personenbezogenen Daten zu Forschungszwecken oder statistischen Zwecken (sodass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können). In diesem Fall können wir diese Informationen auf unbestimmte Zeit nutzen, ohne Sie eigens darüber zu informieren.

22. Ihre gesetzlichen Rechte

In bestimmten Fällen haben Sie im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Es entspricht den Grundsätzen von Linklaters, auf die Einhaltung Ihrer Rechte zu achten; dabei wird Linklaters jeweils sofort im Einklang mit allen einschlägigen Gesetzen und Rechtsvorschriften zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten tätig werden.

Im Folgenden werden Ihre Rechte im Einzelnen erläutert:

  • Recht auf Unterrichtung über die Nutzung personenbezogener Daten – Sie haben das Recht, über unsere Vorgehensweise bei der Nutzung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten unterrichtet zu werden. Diese Erläuterung wird Ihnen in einer präzisen, transparenten, verständlichen und leicht zugänglichen Form zur Verfügung gestellt und ist in klarer und verständlicher Sprache verfasst;
  • Recht auf Auskunft über personenbezogene Daten – Sie haben das Recht auf eine Bestätigung darüber, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf Informationen darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen;
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten – Sie haben das Recht, unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen. Wenn wir die entsprechenden personenbezogenen Daten gegenüber Dritten offengelegt haben, werden wir angemessene Maßnahmen treffen, um diese Dritten nach Möglichkeit über die Berichtigung zu informieren;
  • Recht auf Löschung personenbezogener Daten in bestimmten Fällen – Sie haben das Recht, die Löschung bestimmter personenbezogener Daten in unserem Besitz zu verlangen. Dies wird auch als Recht auf Vergessenwerden bezeichnet. Es ist kein pauschales Recht auf Löschung aller personenbezogenen Daten. Wir werden jede Anfrage sorgfältig in Übereinstimmung mit den Anforderungen aller Gesetze prüfen, die sich auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beziehen;
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten in bestimmten Fällen – Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in bestimmten Fällen zu sperren. Dieses Recht entsteht, wenn Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestreiten, wenn Sie der Verarbeitung widersprochen haben, wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet werden und Sie deren Löschung ablehnen und stattdessen die Einschränkung ihrer Nutzung verlangen oder wenn die personenbezogenen Daten von uns nicht mehr benötigt werden, Sie jedoch deren Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs verlangen;
  • Recht auf Datenübertragbarkeit – in bestimmten Fällen können Sie eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten in einem gängigen elektronischen Format anfordern. Dieses Recht gilt nur für personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben (z. B. durch Ausfüllen eines Formulars oder Bereitstellung von Informationen über eine Website). Informationen über Sie, die durch Beobachtung Ihres Verhaltens gesammelt wurden, unterliegen ebenfalls dem Recht auf Datenübertragbarkeit. Das Recht auf Datenübertragbarkeit findet nur Anwendung, wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder wenn die personenbezogenen Daten für die Erfüllung eines Vertrags verarbeitet werden müssen und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren (d. h. elektronisch) erfolgt;
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten in bestimmten Fällen, u. a. wenn personenbezogene Daten zu Werbezwecken genutzt werden – Sie haben das Recht, der Verarbeitung durch uns zu widersprechen, wenn (a) wir personenbezogene Daten aufgrund berechtigter Interessen oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt (einschließlich Profiling), verarbeiten, (b) wenn wir personenbezogene Daten nutzen, um Direktwerbung zu betreiben oder (c) wenn Informationen zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken und zu statistischen Zwecken verarbeitet werden. Sie werden zum Zeitpunkt der Datenerhebung darüber unterrichtet, dass Sie ein Widerspruchsrecht haben; auf das Widerspruchsrecht werden Sie ausdrücklich hingewiesen und dieser Hinweis erfolgt in einer verständlichen und von anderen Informationen getrennten Form und
  • Recht darauf, keinen automatisierten Entscheidungen unterworfen zu werden, die rechtliche Wirkung entfalten oder in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen – Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Sie können Ihre Rechte jederzeit unter Verwendung der in Ziffer 4 angegebenen Kontaktangaben ausüben. Für eine Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung der übrigen Rechte) müssen Sie keine Gebühr entrichten. Es kann jedoch sein, dass wir eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihre Anfrage offenkundig unbegründet, durch häufige Wiederholung geprägt oder exzessiv ist. Alternativ werden wir uns unter diesen Umständen möglicherweise weigern, Ihrer Anfrage nachzukommen.

Es kann sein, dass wir bei Ihnen bestimmte Informationen anfordern müssen, die uns helfen, Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (oder die Ausübung Ihrer übrigen Rechte) zu gewährleisten. Dies ist eine Sicherheitsmaßnahme, damit personenbezogene Daten nicht gegenüber Personen offengelegt werden, die kein Recht auf deren Erhalt haben. Auch kann es sein, dass wir uns an Sie wenden, um weitere Informationen in Zusammenhang mit Ihrem Antrag anzufordern, damit dessen Beantwortung beschleunigt wird.

Wir versuchen, alle berechtigten Anträge innerhalb eines Kalendermonats zu beantworten. Gelegentlich kann es vorkommen, dass wir länger als einen Kalendermonat benötigen, wenn Ihr Antrag besonders komplex ist oder Sie mehrere Anträge gestellt haben. In diesem Fall benachrichtigen wir Sie und halten Sie auf dem Laufenden.

A. Anlage 1. Versionsinformationen

Änderungshistorie und Versionskontrolle

 Version  Übe-arbeitung Überar-beitet durch  Datum Genehmigt durch  Datum der Genehmigung 
 0.1 Erster Entwurf  TLT/Greg Wietlicki  4. Mai 2018     
 1.0 Finale Ausarbeitung Wilhelm Oval  25. Mai 2018  Daniel Macaluso 25. Mai 2018 
 1.1 Hinzufügung zusätzlicher Verarbeitungs-tätigkeiten in 14.1, 18.1.5, 19.2.
Sarah Barnard  17. Oktober 2018  Daniel Macaluso   17. Oktober 2018
 1.2 Entfernen der gelben Hervorhebung Wilhelm Oval
9. November 2018 Daniel Macaluso  9. November 2018
 1.3 Ergänzung zu Ziffer 7 Marion Deferi  28. Februar 2019   Daniel Macaluso 28. Februar 2019
 1.4 Hinzufügung Video-überwachungszwecke und Rechts-grundlage in Ziffer 11   Wilhelm Oval 29. August 2019   Daniel Macaluso 29. August 2019